G Suite, una solución crucial para modernizar el puesto de trabajo

G Suite, G Suite

Las empresas actuales buscan la mayor eficiencia posible de sus empleados, y cada vez son más conscientes de que cualquier detalle cuenta: ofrecerles un puesto de trabajo moderno para desarrollar su actividad, fomentar que usen herramientas de colaboración y productividad, e incluso facilitar un ambiente de trabajo “employee-friendly”. Sobre algunos de estos aspectos versan dos interesantes documentos que han visto la luz en otoño de 2019: un artículo de David Thacker, alto directivo de Google, publicado en el blog corporativo de la compañía y el informe “Make it work. The future of collaboration and productivity”, también del gigante tecnológico. En este artículo comentamos la visión de Google sobre el puesto de trabajo moderno y los cambios que han de llevar a cabo las organizaciones para ofrecerlo a sus empleados.

modernizar el puesto de trabajo

3 cambios imprescindibles para modernizar el puesto de trabajo con G Suite

Algunas películas clásicas, especialmente en blanco y negro, nos han mostrado cómo eran las oficinas durante gran parte del siglo XX (un buen ejemplo es “El apartamento” de Billy Wilder, de 1960) o incluso en las últimas décadas del siglo anterior. También quién las habitaba (en más de un caso, con visera y manguitos) y cómo esta persona desarrollaba su actividad en un entorno en el que el mayor avance tecnológico lo representaban las máquinas de escribir.

Los puestos de trabajo modernos nada tienen que ver con los que albergaban las oficinas recreadas en estos clásicos del séptimo arte. Se trata de entornos en los que las empresas buscan la máxima eficiencia de sus empleados, aportándoles avanzadas herramientas tecnológicas como G Suite que les permiten trabajar en entornos colaborativos y que contribuyen de manera espectacular al aumento de la productividad y eficiencia de la organización.

Google ha reflexionado en profundidad sobre el concepto de puesto de trabajo moderno en dos interesantes materiales publicados a principios del otoño de 2019:

En ambos documentos se recogen los resultados de encuestas realizadas por Google sobre este tema, junto a la opinión de expertos tecnológicos y de negocio y los consejos que ofrecen los propios expertos de Google.

Los dos materiales de Google inciden en la necesidad de llevar a cabo tres importantes cambios para modernizar el puesto de trabajo y, como resultado, aumentar la competitividad de la organización. De manera resumida, se trata de:

  1. Brindar herramientas que ahorren tiempo y ayuden a trabajar más rápido. Hay tareas que aportan escaso valor y ocupan buena parte del tiempo de trabajo de los empleados (asistencia a reuniones innecesarias, según un 71% de los encuestados en el informe; gestión diaria del correo electrónico, en un 55%; tareas manuales repetitivas, en un 40%; uso de aplicaciones desfasadas, en un 38%) deben ser reducidas a la mínima expresión o eliminadas. Roban un preciado tiempo que el empleado puede dedicar a innovar, mejorar su eficiencia y aportar creatividad. Los expertos de Google recomiendan abandonar los sistemas heredados y apostar de manera clara por herramientas en la Nube, como G Suite, fácilmente integrables entre sí y que permiten un alto grado de automatización de tareas. De esta manera, los empleados recuperarán este tiempo y podrán centrarse en las tareas que realmente aportan valor a la organización.
  2. Facilitar el acceso al conocimiento y a compartir ideas. En una oficina no modernizada, un empleado pierde bastante tiempo buscando la información que necesita en los repositorios corporativos (un 82% dedica al menos media hora al día), y si no la encuentra puede llegar a crear documentos fiándose de su memoria. Por ello el 80% de los directivos coinciden en que es necesario acceder digitalmente a la información para mejorar el rendimiento y evitar problemas. De acuerdo con Google, la solución pasa por ofrecer tecnologías centralizadas que agilicen el acceso a la información y faciliten que los empleados puedan compartir la información con sus compañeros de manera sencilla. Este agilidad de acceso y la facilidad de compartir la información permiten optimizar los procesos, cohesionar los equipos y fomentar la creatividad, considerada como la mejor receta para el éxito empresarial, según el 89% de los directivos. 
  3. Permitir mayor flexibilidad y colaboración. En un momento tecnológico en el que la tecnología ofrece múltiples opciones a las empresas, los empleados también pueden beneficiarse de esta flexibilidad. Un dato: el 83% de los empleados más jóvenes no seguiría en una organización más allá de 5 años si no se le da la oportunidad de trabajar donde él quiera (por ejemplo, teletrabajo). Y otro dato más: el 74% de los empleados cree que las empresas funcionan mejor si se fomenta el trabajo en equipo. Las nuevas herramientas de colaboración y productividad en la Nube, como G Suite, permiten que los empleados trabajen desde cualquier lugar y en cualquier momento, además de facilitar el trabajo en equipo en tiempo real con soluciones de videoconferencia, chats de texto, o tablones compartidos para llevar a cabo sesiones de lluvia de ideas. El resultado: los directivos están apostando cada vez más por estas herramientas colaborativas (un 51% hasta 2021).

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