G Suite, uma solução crucial para modernizar o posto de trabalho

G Suite

As empresas atuais buscam a maior eficiência possível de seus funcionários, e cada vez mais são conscientes de que qualquer detalhe conta: oferecer-lhes um posto de trabalho moderno para desenvolver sua atividade, incentivar para que utilizem ferramentas de colaboração e produtividade, e até facilitar um ambiente de trabalho “employee-friendly”. Sobre alguns destes aspectos há dois documentos interessantes que surgiram em Outono de 2019: um artigo de David Thacker, gerente sênior da Google, publicado no blog corporativo da companhia e o relatório “Make it work. The future of collaboration and productivity”, também do gigante tecnológico. Neste artigo comentamos a visão do Google sobre o posto de trabalho moderno e as alterações que as empresas precisam fazer para oferecê-lo aos seus funcionários.

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3 alterações imprescindíveis para modernizar o posto de trabalho com G Suite

Alguns filmes clássicos, especialmente em branco e preto, nos mostraram como eram os escritórios durante grande parte do século XX (um bom exemplo é “O apartamento” de Billy Wilder, de 1960) ou mesmo nas últimas décadas do século anterior. Também quem os habitava e como esta pessoa desenvolveu sua atividade em um ambiente no qual o maior avanço tecnológico foi representado pelas máquinas de escrever.

Os postos de trabalho modernos não têm nada a ver com os que abrigavam os escritórios recriadas nestes clássicos da sétima arte. Trata-se de ambientes nos quais as empresas buscam a máxima eficiência de seus funcionários, fornecendo-lhes avançadas ferramentas tecnológicas como G Suite que lhes permite trabalhar em ambientes colaborativos e que contribuem de maneira espetacular ao aumento da produtividade e eficiência da organização.

O Google refletiu profundamente sobre o conceito de posto de trabalho moderno em dois materiais interessantes publicados no início do Outono de 2019:

Ambos os documentos contêm os resultados de pesquisas realizadas pelo Google sobre este tema, juntamente com a opinião de especialistas em tecnologia e de negócio e os conselhos que os próprios especialistas do Google oferecem.

Os dois materiais do Google incidem na necessidade de realizar três importantes alterações para modernizar o posto de trabalho e, como resultado, aumentar a competitividade da organização. De maneira resumida, trata-se de:

  1. Fornecer ferramentas que economize tempo e ajude a trabalhar mais rápido. Existem tarefas que agregam pouco valor e ocupam boa parte do tempo de trabalho dos funcionários (assistência a reuniões desnecessárias, segundo 71% dos entrevistados no relatório; 55% emgestão diária do email, 40% em tarefas manuais repetitivas, 38% em uso de aplicativos defasados) deve ser reduzido ao mínimo ou eliminados. Eles roubam um precioso tempo que o funcionário pode dedicar a inovar, melhorar sua eficiência e oferecer criatividade. Os especialistas do Google recomendam abandonar os sistemas herdados e apostar de maneira clara em ferramentas na Nuvem, como G Suite, facilmente integráveis entre si e que permite um alto grau de automatização de tarefas. Desta forma, os funcionários recuperarão este tempo e poderão se concentrar nas tarefas que realmente agregam valor à organização.
  2. Facilitar o acesso ao conhecimento e compartilhar idéias. Em um escritório não modernizado, um funcionário perde bastante tempo buscando a informação que necessita nos repositórios corporativos (82% dedica ao menos meia hora por dia), e se não encontra pode chegar a criar documentos confiando em sua memória. Portanto, 80% dos diretores concordam que é necessário acessar informações digitalmente para melhorar o rendimento e evitar problemas. De acordo com a Google, a solução é oferecer tecnologias centralizadas que aceleram o acesso às informações e facilite para que os funcionários possam compartilhar a informação com seus companheiros de forma simples. Esta agilidade de acesso e a facilidade de compartilhar a informação permite otimizar os processos, unir as equipes e promover a criatividade, considerada como a melhor receita para o sucesso empresarial, segundo 89% dos diretores. 
  3. Permitir maior flexibilidade e colaboração. Em um momento tecnológico no qual é oferecida múltiplas opções para as empresas, os funcionários também podem beneficiar-se dessa flexibilidade. Um dado: 83% dos funcionários mais jovens não permaneceriam em uma organização mais que 5 anos se não tivessem a oportunidade de trabalhar onde quisessem (por exemplo, teletrabalho). E outro dado: 74% dos funcionários acreditam que as empresas funcionam melhor se o trabalho em equipe é incentivado. As novas ferramentas de colaboração e produtividade na Nuvem, como G Suite, permite que os funcionários trabalhem de qualquer lugar e a qualquer momento, além de facilitar o trabalho em equipe em tempo real com soluções de videoconferência, chats de texto, ou quadros compartilhados para conduzir sessões de brainstorming. O resultado: os diretores estão apostando cada vez mais nestas ferramentas colaborativas ( 51% até 2021).

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