Desarrollar nuevas y eficaces formas de colaboración en tu empresa con G Suite

G Suite

Una de las mayores ventajas de los procesos de transformación digital es la implantación de una cultura colaborativa innovadora en todos los niveles de la empresa. Y se puede demostrar: según un estudio de la prestigiosa consultora McKinsey, las herramientas de colaboración aumentan ya de entrada entre un 20% y un 30% la productividad de una empresa. Con estas nuevas formas de colaboración, nuestras organizaciones pueden superar con facilidad sus objetivos empresariales y aumentar exponencialmente la implicación de los empleados. Y G Suite es el mejor aliado para conseguirlo.

Una tecnología para reimaginar nuestra forma de trabajar

Desde los cuadros directivos de las empresas hay que trabajar de manera incansable en hacer que cada empleado se sienta parte esencial de los procesos en los cuales participa, y que actúe en conjunto con sus compañeros para alcanzar un objetivo común. Esto es algo fundamental ya que, como ha demostrado un estudio de la prestigiosa consultora Mckinsey, la implantación de la cultura colaborativa en una organización dispara la productividad de la organización (entre un 20% y un 30%) y la encamina con paso firme hacia el éxito empresarial.

La implantación de una cultura colaborativa ha de venir acompañada de un importante componente tecnológico, las herramientas de colaboración y comunicación, que serán las que permitirán aplicar de manera efectiva esta cultura. También nos ayudarán a desarrollar nuevas formas de colaboración, más allá de las tradicionales (por ejemplo, sobres de correo interno, circulares impresas, etc.), que nos permitirán aumentar la eficacia de nuestra organización en una escala que poco podíamos antes imaginar.

G Suite permite que las empresas puedan dar forma y aplicar de manera efectiva estas nuevas formas de colaboración. Según Google, la solución “ha sido desarrollada con una visión específica: ayudar a las empresas a reimaginar cómo puede ser el trabajo con la ayuda de herramientas Cloud flexibles e inteligentes”, más allá de la típica colaboración tradicional en tiempo real.

En un reciente artículo de su blog corporativo sobre G Suite, Google nos ofrece varios ejemplos sobre cómo desarrollar nuevas formas de colaboración en la empresa gracias a las herramientas de colaboración y comunicación de esta suite de productividad.

En este artículo vamos a ofrecer algunas pinceladas de las propuestas en materia de colaboración que realiza Google a través de G Suite:

Creación de documentos

Google ha analizado el comportamiento colaborativo de los usuarios de G Suite, descubriendo que suelen trabajar de manera conjunta de cinco maneras principales. Por ello ha añadido nuevas funcionalidades para mejorar las distintas posibilidades de colaboración:

  • Edición conjunta de documentos. G Suite amplía sus funcionalidades de colaboración integrándose con otras herramientas de ofimática, como Microsoft Office, pudiendo trabajar y explorar archivos en este formato.
  • Visualización de los cambios. El historial de cambios de un fichero de G Suite llega al detalle de elementos como una celda de Google Spreadsheet, y además ahora es posible comparar cambios en los propios documentos.
  • Comentarios y recepción de feedback. Gracias al email dinámico integrado, ahora es posible enviar directamente por Gmail los comentarios que se realicen en Docs, Sheets o Slides (y recibirlos, claro está). 
  • Asignación y finalización de tareas. Gracias a la inteligencia artificial, G Suite detecta tareas y sugiere personas para realizar acciones. 
  • Compartición de documentos. Con sus avanzadas características, G Suite permite ahora establecer fechas de caducidad para el acceso de un usuario a un determinado documento de Docs, Sheets o Slides, así como incrementar la seguridad sobre estos ficheros gracias a las claves FIDO.

Comunicación

G Suite facilita que la comunicación se realice de manera rápida y efectiva mediante tres canales principales: el email, el chat y la videoconferencia. Las nuevas formas de colaboración que propone Google son:

  • Email. Gracias a la inteligencia artificial, ahora Gmail te envía recordatorios para enviar respuestas a los compañeros, priorizar las tareas o escribir borradores mucho más rápidamente.
  • Chat. Hangouts Chat viene ahora equipado con más de 25 bots basados en inteligencia artificial, que contribuyen a acelerar los procesos de workflow de finanzas, recursos humanos, CRM, gestión de proyectos, etc. En breve aumentará su integración con Gmail, facilitando el acceso al canal de comunicación correcto desde un solo punto.
  • Videoconferencia. Hangouts Meet ofrece ahora nuevas funcionalidades, como el subtitulado automático o la transmisión en directo para hasta 100.000 personas. Además, el hardware específico de esta herramienta aplica la inteligencia artificial para detectar posibles incidencias y solucionarlas de manera automática

Por si fuera poco, G Suite facilita dos herramientas más para impulsar la colaboración y desarrollar nuevas formas de trabajar en equipo. Se trata de Activity Dashboard (que permite que los usuarios vean cómo otros usuarios han interactuado con sus documentos) y Work Insights. Esta última solo está disponible para los equipos de Sistemas encargados de administrar G Suite, y ofrece una visión global del uso de esta solución en la organización, pudiendo detectar patrones y optimizar los procesos de colaboración.

En Intelligence Partner sabemos qué importancia tiene la colaboración en el seno de una empresa. Por ello acumulamos un importante expertise en herramientas de colaboración como G Suite, un recurso indispensable para desarrollar esas nuevas formas de colaboración que ayudarán a tu empresa a:

  • Aumentar la productividad
  • Incrementar el grado de implicación de tus empleados en cualquier proceso empresarial del que formen parte
  • Hacer crecer de manera significativa la satisfacción de tus clientes por la rapidez y eficacia de los servicios y productos recibidos

Explícanos tu caso y te mostraremos cómo aplicar la colaboración más innovadora en tu organización.

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