Tus datos tienen su lugar natural en la nube con Google Drive

G Suite, Google Cloud

La computación en la nube (también conocida como Cloud Computing) ha supuesto un evidente cambio de paradigma para la información que manejan las organizaciones. Y es que, frente a las limitaciones de las clásicas soluciones ECM locales, las soluciones de gestión de la información en la nube ofrecen numerosas ventajas: facilitan el acceso universal 24x7 a la información, fomentan el trabajo colaborativo, garantizan la máxima seguridad y privacidad, tienen un coste muy reducido… Con G Suite, y en especial con su herramienta Google Drive, las empresas pueden aprovechar al máximo todos estos beneficios.

Nube Google Drive

Google Drive: las características que lo hacen ideal para albergar tus datos en la nube

Dentro de las herramientas de G Suite destaca Google Drive. Se trata de un servicio de almacenamiento en la nube para archivos de todo tipo (Hojas de Cálculo, Documentos, Presentaciones, fotos, videos, PDFs, e incluso correos). Entre sus ventajas destacan las siguientes:

  • Compatibilidad con Microsoft Office. Google Drive gestiona los archivos propios de G Suite, la solución ofimática de Google, y es plenamente compatible con Microsoft Office. Ejemplos: es posible guardar los archivos de la suite ofimática de Microsoft en Drive, e incluso exportar con facilidad los archivos con formato de Google a Office.
  • Colaboración en tiempo real. Los contenidos depositados en Google Drive pueden ser compartidos con cualquier usuario, y se puede gestionar con facilidad los privilegios que este último podrá tener: lectura y escritura total, lectura y escritura parcial o simplemente lectura. Los contenidos compartidos disponen de una versión única y actualizada, aunque se dispone de un completo historial de modificaciones realizadas. Además, permite comunicar las modificaciones vía chat al resto de usuarios con acceso al documento, lo que evita el envío de múltiples correos con archivos adjuntos. 
  • Sincronización de archivos en múltiples dispositivos. Ya sea desde un ordenador, un portátil o un Smartphone, el empleado que usa Drive accede y gestiona la misma información. Cualquier acción realizada sobre esta información (por ejemplo, edición, añadido o eliminación de archivos o carpetas, etc.) se muestra al instante en todos los dispositivos.
  • Avanzados controles de seguridad. Google garantiza la máxima seguridad en la información depositada en Google Drive, servicio cuya seguridad, privacidad y cumplimiento de normativas se controla por consultorías externas independientes de manera periódica y exhaustiva. Google aplica por su parte el cifrado SSL en los archivos contenidos en Google Drive, y garantiza que los data centers que ofrecen este servicio de almacenamiento están certificados por la norma ISO 27001 y cumplen con los estándares SOC 2 y SSAE 16 / ISAE 3402 Tipo II, entre otros. 

Beneficios de gestionar tus datos en la nube con Google Drive y G Suite

Un reciente artículo del blog corporativo de Google despeja las posibles dudas acerca de trasladar los datos de una empresa de un entorno tradicional a la nube. En él, el director de Product Management de Google Drive muestra de manera clara los beneficios de alojar y gestionar sus datos en la nube frente a las clásicas soluciones ECM locales. 

El artículo del experto de Google se articula en torno a 3 preguntas que dirige a las empresas que todavía usan soluciones ECM para gestionar de manera local su información, incidiendo en la significativa diferencia entre las prestaciones de estas soluciones y sus homólogas que funcionan en la nube, como es el caso de G Suite y Google Drive

De una manera resumida, los beneficios de usar soluciones de gestión de contenidos en la nube son:

  • Revolución en la forma de trabajar y aumento de la productividad. Las herramientas de G Suite como Google Drive y Google Docs fomentan la colaboración entre los empleados. Han sido diseñadas desde su inicio para que los diferentes equipos de trabajo puedan estar conectados y compartan información actualizada en tiempo real, trabajando con un fichero único que se actualiza de manera constante. Esta forma de trabajar repercute de manera muy positiva en las finanzas de la empresa, al aumentar la eficiencia de los usuarios y mejorar de manera significativa la capacidad de reacción de la empresa ante cualquier situación.  
  • Fácil migración a la nube. Trasladar la gestión de la información corporativa no supone un cambio abrupto con el entorno que se ha usado hasta entonces (por ejemplo, Google Drive se integra con herramientas como Microsoft Office, Outlook y Slack, lo que permite mantener las soluciones corporativas de correo). Los datos se mueven con facilidad a la nube gracias a una herramienta como G Suite Migrate, que permite conservar en Google Drive todos los atributos de la información (metadatos, jerarquías, permisos, etc.). De esta manera, el usuario puede seguir gestionando la información siguiendo los mismos criterios. 
  • Máxima seguridad y rápida adopción por los usuarios. A diferencia de las clásicas y complejas soluciones ECM locales, sus equivalentes en la nube se caracterizan por su simplicidad de uso (lo que facilita su adopción por todos los empleados) y por los altos niveles de seguridad que se aplican. Google Drive facilita la aplicación sin complicaciones de avanzados controles de seguridad basados en inteligencia artificial para evitar la pérdida de datos y gestionar tanto los privilegios de los usuarios como el acceso desde dispositivos móviles, entre otros. Del mismo modo, ofrece un cuadro de mando que centraliza los principales procesos de seguridad, ofreciendo también información precisa sobre el uso compartido de ficheros externos o de las métricas de seguridad seleccionadas. 

En Intelligence Partner tenemos amplia experiencia apoyando a las empresas que deciden trasladar sus datos desde un entorno local a la nube, con herramientas como Google Drive

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