La nueva revolución del trabajo colaborativo, inteligente y seguro en Google Workspace

Con ocasión de la reciente conferencia de desarrolladores I/O organizada por Google, el gigante tecnológico ha presentado un nuevo producto de colaboración denominado Smart Canvas.

Esta nueva solución representa un importante paso adelante en la integración y comunicación de varias de las herramientas de productividad que incorpora Google Workspace, como Google Docs, Sheets, Meets, Slides y Tasks. De acuerdo con Sundar Pichai, consejero delegado de Google, facilita dinámicas híbridas de trabajo remoto y presencial en equipos de trabajo, al tiempo que optimiza la experiencia de los usuarios de estas herramientas de productividad. 

De manera resumida, podemos adelantar que Smart Canvas facilita, entre otros:

• Enlazar distintos documentos, hojas de cálculo y presentaciones
• Asignar tareas a miembros concretos del equipo
• Elaborar tablas de “brainstorming” para proyectos
• Crear listas de trabajos pendientes y etiquetar a los empleados

Google Workspace se adapta a modelos híbridos de colaboración

El trabajo en remoto o teletrabajo ha sido el modelo adoptado por numerosas empresas para mantener, en la medida de lo posible, su productividad durante el apogeo de la pandemia. Conforme han ido mejorando los datos médicos y se han eliminado las restricciones de movilidad, ha ido apareciendo un nuevo modelo de trabajo en el horizonte: uno híbrido, que combina la presencialidad en las oficinas con el trabajo en remoto desde el domicilio del empleado.

Con Smart Canvas, Google se adapta a este nuevo entorno laboral para permitir que las herramientas de colaboración ofrezcan el máximo beneficio en términos de productividad para la organización. Para ello, esta interesante novedad de Google Workspace incluye novedades como las siguientes:

• Menciones cruzadas en documentos. Se trata de una de las principales novedades que aporta Smart Canvas a Google Workspace. En sí permite conectar documentos, plantillas, listas de tareas y usuarios indicando @ y el nombre del documento que se quiere enlazar.
• Información detallada de tarjetas de contacto. Relacionada íntimamente con las menciones cruzadas, mediante esta novedad el usuario puede obtener un breve resumen de los archivos o datos de contacto de las personas enlazadas, o incluso por ejemplo si hay reuniones o eventos programados con esta persona. De esta manera se mejora la experiencia del usuario, ya que este no ha de cambiar de pestaña ni de ventana para tener una primera visión de estos elementos. Esta funcionalidad estará disponible en Docs en los próximos días, y llegará a Sheets en los próximos meses. 
• Mejora en los flujos de trabajo de equipos comunes en Google Docs. Google Docs permite que las listas de verificación estén disponibles en la web y en dispositivos móviles. En breve facilitará la asignación de elementos de la lista a personas concretas, que verán esta tarea en su entorno de Google Tasks.
• Plantillas de tablas y notas en Google Docs. El editor que incorpora Google Workspace incluye modelos de tablas para propósitos específicos, una funcionalidad muy útil en el caso de los proyectos. Por ejemplo, se incluyen tablas de votación de temas y tablas de seguimientos de proyecto. Por último, hay una nueva plantilla para tomar notas de reunión, que puede enlazarse con Google Calendar para enviar invitaciones a nuevas reuniones, por ejemplo. 
• Formato sin páginas en Google Docs. Para facilitar el trabajo en múltiples dispositivos (no solo ordenadores o portátiles, sino incluso tablets o smartphones), Google Docs ofrece la opción de eliminar los límites de página. En caso de necesitar imprimir o convertir a PDF, se vuelve fácilmente a una página con límites de espacio.
• Nuevas vistas en Sheets. Google Sheets, la hoja de cálculo de Google Workspace, permite usar diferentes vistas al trabajar con este tipo de archivos con el objetivo de poder gestionar mejor los datos que se incluyen. Uno de los mejores ejemplos es una vista de línea temporal para facilitar y agilizar el seguimiento de las tareas de los proyectos. 

Smart Canvas optimiza la comunicación entre los equipos

Smart Canvas supone un importante impulso en la integración de Google Meet, la herramienta de videoconferencia de Google Workspace, con el resto de herramientas de esta suite. En este sentido, el gigante tecnológico se ha centrado en permitir la incorporación sencilla tanto de contenido en las conversaciones como de conversaciones en los contenidos generados.

En este sentido, algunas de las principales novedades incorporadas por Smart Canvas son:

• Presentación de contenido en una llamada de Google Meet en la Web directamente desde el documento, la hoja o la diapositiva donde están colaborando los miembros del equipo. Combinar ambos aspectos agiliza el desarrollo del proyecto y la concentración  el ritmo ayuda al proyecto y al equipo a mantenerse enfocados.
• Integración directa de Meet en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones en la Web. Esta funcionalidad facilita que las personas implicadas en un proyecto puedan interactuar audiovisualmente mientras trabajan en equipo.
• Aumento de los subtítulos en reuniones y traducciones en Google Meet. Esta funcionalidad, especialmente útil en proyectos internacionales, facilitará la comunicación entre equipos plurilingües. Smart Canvas incorporará nuevos idiomas a los subtítulos (actualmente 5 disponibles) y tendrá la capacidad de traducirlos en tiempo real. En la puesta en marcha de esta funcionalidad, se traducirán los subtítulos de inglés al español, portugués, francés o alemán.
• Mayor área de visualización de personas y contenidos en reuniones. Estas funcionalidades mejoran la experiencia del usuario en la reunión. También es posible fijar y desanclar contenidos y feeds de video, así como apagar la autoalimentación de un usuario.
• Integración entre el chat de Google y las herramientas de creación de contenido. Una buena idea expresada en una conversación del chat puede coger cuerpo rápidamente en un archivo de Google Workspace gracias a esta nueva funcionalidad. Esta funcionalidad estará disponible para documentos y hojas de cálculo en los próximos días, y próximamente lo estará para las presentaciones. 

Avance en seguridad e inteligencia artificial

El trabajo diario con Google Workspace es un recurso fundamental para optimizar las herramientas de Inteligencia Artificial que incluye esta suite de colaboración y productividad, como por ejemplo las sugerencias gramaticales (también conocidas como asistente de escritura) en Docs o las de archivos inteligentes en Drive.

Las últimas novedades incluidas en este ámbito son: 

• Escritura avanzada en Google Docs. En breve, el editor de textos de Google Workspace incorporará nuevas opciones para mejorar el texto redactado. Por ejemplo, advertirá sobre palabras malsonantes u ofensivas y sugerirá mejoras en la redacción para mejorar la legibilidad de los textos.
• Nuevas funcionalidades de análisis asistido en Google Sheets. Con sugerencias de fórmulas que facilitan que todos, no solo los analistas, obtengan información valiosa a partir de los datos. La inteligencia de las hojas le ayuda a crear y solucionar problemas de fórmulas, lo que agiliza el análisis de datos y reduce los errores.
• Optimización de la integración de software de terceros con Google Workspace. Google ha trabajado en mejorar la compatibilidad entre su solución de productividad y las principales herramientas de gestión que emplean sus usuarios (por ejemplo, un conector entre Sheets y Salesforce). En este sentido, destaca que AppSheet Automatization facilita la automatización de procesos de negocio y tareas (aprobar facturas, por ejemplo) sin necesidad de escribir líneas de código.
• Mejora de las capacidades de seguridad. Google Workspace incorpora funcionalidades avanzadas de seguridad frente a amenazas de este tipo (phishing, ciberdelincuencia, etc.) y de abuso para garantizar la máxima protección de la información y de sus usuarios. 

Visto todo lo anterior, la incorporación de Smart Canvas en Google Workspace supone un importante avance en el paradigma de las herramientas de colaboración y productividad empresarial.

En Intelligence Partner, como Premium Partner de Google, ya conocemos en profundidad Google Workspace y las novedades que incorpora Smart Canvas.

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