Novedad en Google Vault: retención de grabaciones en Hangouts Meet y archivos eliminados en Drive, búsqueda mejorada y exportaciones

Estas características pueden ayudarte a conservar exactamente los datos que necesitas y de ese modo reducir el riesgo de responsabilidad, así como a mejorar su proceso de eDiscovery con mejores capacidades de búsqueda y exportación.

Establecer políticas de retención para las grabaciones de Hangouts Meet

Anteriormente, las grabaciones de Hangouts Meet estaban sujetas a las reglas de retención de Drive aplicables. Con este lanzamiento, puedes establecer reglas de retención predeterminadas y personalizadas específicamente para Hangouts Meet. Esto te permitirá establecer períodos de retención más cortos para las grabaciones Meet si, por ejemplo, tienen contenido más sensible.

Establecer políticas de retención para archivos en la papelera de Drive

Como administrador de G Suite, ahora también puedes establecer reglas de retención personalizadas específicamente para archivos de Drive que se han movido a la papelera de un usuario. Esta opción proporciona más flexibilidad para las organizaciones que desean controlar el ciclo de vida de los archivos eliminados por los usuarios de forma separada de aquellos archivos que aún están activos en Mi Unidad y en las unidades de equipo de sus usuarios.

Mejoras en búsquedas grandes

Con este lanzamiento, Google hace que el proceso de búsqueda de todo dominio y unidades organizativas grandes sea más fácil y más transparente. Si un tipo de datos admite la búsqueda en todo el dominio, ahora puedes seleccionar “Todas las cuentas” para buscar en todo el dominio.

Como Vault procesa tu solicitud de búsqueda amplia, verás un indicador de actividad y la cantidad de tiempo que ha transcurrido. También tendrás la opción de cancelar la búsqueda o ejecutar otra búsqueda en una nueva pestaña.

Cuando finalice tu búsqueda, además de sus resultados, verás el tiempo total dedicado a la búsqueda. Para una búsqueda en Gmail, también verás la cantidad total de cuentas buscadas y la cantidad de cuentas buscadas por segundo. Esto te dará una idea del rendimiento de Vault durante la búsqueda amplia.

Exportaciones más simples para el chat de Hangouts

Google también está facilitando la exportación de grandes cantidades de datos de Chat de Hangouts en las organizaciones. De ahora en adelante, exportar datos del chat de Hangouts se condensará en una pequeña cantidad de archivos. Anteriormente, veías una conversación por archivo; ahora verás múltiples conversaciones incluidas en el mismo archivo, hasta que se alcance el límite de tamaño de archivo.

Por ejemplo, en el pasado, 100 conversaciones se exportarían como 100 archivos MBOX o PST. Con este lanzamiento, esas mismas 100 conversaciones se exportarán como solo uno o dos archivos MBOX o PST, lo que simplifica el procesamiento de los resultados.

Además, cada conversación de Chat seguirá teniendo metadatos asociados, pero con dos campos nuevos: (1) tipo de conversación (mensaje directo o sala) y (2) propiedad de la conversación (el nombre de la sala o una coma separada lista de cuentas que participaron en un mensaje directo).

Más información:

Centro de ayuda – Establecer reglas de retención para Hangouts Meet

Centro de ayuda – Información importante sobre Google Drive y las retenciones

Centro de ayuda – Exportar resultados de búsqueda

Detalles del lanzamiento:

El lanzamiento ha sido realizado para dominios Rapid Release y Scheduled Release.

Disponible solo para las ediciones de G Suite Business, Enterprise y Education, así como para los usuarios de G Suite con el complemento Vault

Despliegue gradual.