Nuevas funciones en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google

Noticias Google Workspace

La Edición de documentos de Office en Android lleva la colaboración de Google Workspace a los archivos de Microsoft Office

Resumen del lanzamiento

La Edición de documentos de Office, que incorpora las funciones colaborativas y asistivas de Google Workspace a los archivos de Microsoft Office, estará disponible para dispositivos Android. 

Esta función, que ya está disponible en la Web, ofrece las siguientes ventajas: 

  • Permite editar y comentar archivos de Microsoft Office, así como colaborar en ellos, mediante las potentes herramientas de colaboración en tiempo real de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. 
  • Mejora las opciones y los controles de uso compartido y reduce la necesidad de descargar y enviar archivos adjuntos por correo electrónico. 
  • Optimiza los flujos de trabajo gracias a que disminuye la necesidad de convertir tipos de archivos. 

La Edición de documentos de Office reemplazará a QuickOffice (también conocido como Modo de compatibilidad con Office), que tiene capacidades de colaboración y funciones más limitadas. Consulta más detalles sobre la Edición de documentos de Office en el anuncio de la función en la Web. 

¿Cómo comenzar?

  • Usuarios finales: Esta función estará activada de forma predeterminada. Visite el Centro de ayuda para consultar más información sobre cómo trabajar con archivos de Office mediante la Edición de documentos de Office. Para usar esta función, asegúrate de tener actualizada la aplicación de Google Drive. 

Vínculos útiles

Ayuda de Google – ¿Qué es Quickoffice?

Ayuda de Google Play – Actualizar las aplicaciones Android

Ayuda de Google – Cómo trabajar con archivos de Office mediante la Edición de documentos de Office


Usa SmartFill para automatizar el ingreso de datos en Hojas de cálculo de Google

¿Qué cambios implementa Google?

Google lanza SmartFill para Hojas de cálculo de Google, una función que detecta y aprende patrones entre columnas a fin de autocompletar de forma inteligente el ingreso de datos. 

Por ejemplo, si una columna contiene nombres completos, es posible que te convenga dividirla en una columna con nombres y otra con apellidos. Al comenzar a escribir los nombres en una columna, Hojas de cálculo buscará patrones automáticamente. Si detecta un patrón, generará la fórmula correspondiente y autocompletará el resto de la columna por ti.

Anteriormente Google anunció la inminente llegada de SmartFill para Hojas de cálculo. A continuación, encontrarás más detalles.  

Documentos Hojas de cálculo Presentaciones Google

¿A quiénes afecta el cambio? 

Usuarios finales 

¿Por qué es importante? 

Google espera que SmartFill facilite la preparación y el uso de datos en Hojas de cálculo. Así como Redacción inteligente en Gmail ayuda a escribir más rápido y con menos errores, SmartFill acelera el ingreso de datos y reduce la tendencia a cometer errores. 

Recientemente, Google también lanzó la función Limpieza inteligente de Hojas de cálculo, una función con una inteligencia similar que permite preparar y analizar datos en Hojas de cálculo. Mediante las nuevas funciones inteligentes que ayudan a automatizar la preparación y el análisis de datos, esperamos darles a todos los usuarios las herramientas para aprovechar la potencia de los datos y tomar decisiones rápidas respaldadas. 

Detalles adicionales 

Además de usar la información de una hoja, SmartFill puedes usar los datos del Gráfico de conocimiento de Google. Por ejemplo, puedes usar datos públicos para autocompletar una lista de países donde se encuentran las ciudades de otra lista. 

Para los clientes de Enterprise Plus, esta función también puede usar información del directorio de personas de la empresa a fin de autocompletar datos. Por ejemplo, puede usar datos exclusivos de la organización para completar las direcciones de correo electrónico de los empleados de la empresa. 

¿Cómo comenzar?

  • Usuarios finales: Esta función estará ACTIVADA de forma predeterminada. Visita el Centro de ayuda a fin de obtener información para usar la función SmartFill o desactivarla en su cuenta. 

Vínculos útiles

Ayuda de Google: Use SmartFill en Hojas de cálculo para automatizar el ingreso de datos


Nuevas funciones que ayudan a mejorar y analizar datos en Hojas de cálculo de Google

¿Qué cambios implementa Google?

Google presenta dos funciones que facilitarán la preparación y el análisis de datos en Hojas de cálculo: 

  • Sugerencias de limpieza, que contribuyen a garantizar la precisión de tus datos, ya que identifican errores frecuentes en ellos y sugieren soluciones 
  • Estadísticas de columnas, que proporcionan estadísticas automáticas sobre el contenido de una columna para que puedas identificar valores atípicos y hacer una apreciación rápida de tu datos 

Anteriormente Google anunció que estas funciones llegarían en poco tiempo. A continuación, encontrarás más detalles. 

¿A quiénes afectará el cambio? 

Usuarios finales

¿Por qué es importante?

Estas funciones te ayudan a identificar posibles acciones de limpieza y a eliminar los errores sencillos que distorsionan los datos. También permiten hacer análisis más rápidos, ya que generan vistas inteligentes capaces de mostrar estadísticas, en las que quizás quieras profundizar luego. 

Detalles adicionales

Sugerencias de limpieza 

Antes de analizar los datos de tus hojas de cálculo y de tomar decisiones basadas en ellos, es importante limpiarlos para corregir los errores y mejorar la coherencia. Las sugerencias de limpieza te ayudan a hacerlo con consejos inteligentes en el panel lateral. Algunas de las acciones que pueden sugerirse son quitar espacios adicionales, quitar filas duplicadas, agregar formato de número, identificar anomalías y corregir incoherencias. De ese modo la limpieza de datos puede ser más rápida y precisa. 

Documentos Hojas de cálculo Presentaciones Google

Estadísticas de columnas 

Las estadísticas de columnas te ayudarán a hacer una apreciación rápida de los datos, ya que generan automáticamente visualizaciones y estadísticas clave que proporcionan información sobre el contenido de una columna específica. La información puede incluir gráficos de conteo y distribución, tablas de frecuencias y estadísticas de resumen. Como resultado podrás detectar rápidamente posibles valores atípicos y hacer análisis más profundos con mayor confianza. 

Documentos Hojas de cálculo Presentaciones Google

¿Cómo comenzar?

  • Usuarios finales: 
    • Sugerencias de limpieza: En Hojas de cálculo, accede a Datos > Sugerencias de limpieza. Cuando importes datos a Hojas de cálculo, es posible que también veas una notificación proactiva. Visita el Centro de ayuda para obtener más información sobre las sugerencias de limpieza. 
    • Estadísticas de columnas: En Hojas de cálculo, accede a Datos > Estadísticas de columnas. Visita el Centro de ayuda para obtener más información sobre las estadísticas de columnas. 

Vínculos útiles 

Ayuda de Google – Usa la Limpieza inteligente de Hojas de cálculo a fin de preparar los datos para su análisis


El interlineado de Documentos de Google ahora se ajustará según la fuente

Resumen del lanzamiento

A partir de ahora, se ajustará el interlineado de Documentos de Google según la fuente que utilices. Anteriormente, el interlineado solo se basaba en la opción que se elegía y en el tamaño de la fuente. Ahora la fuente que selecciones también afectará el interlineado. 

Este cambio hará que los archivos de Documentos de Google y otros programas de procesamiento de texto tengan una longitud más uniforme, y garantizará que los documentos de Microsoft Word que se conviertan conserven una longitud similar. Asimismo, esta opción será particularmente útil para los usuarios de entornos educativos y empresariales, que pueden tener documentos con requisitos de longitud específicos dependiendo de determinadas combinaciones de formato. 

Documentos Hojas de cálculo Presentaciones Google
El interlineado se ajustará según la fuente que utilices

¿Cómo comenzar?

  • Usuarios finales: Esta función solo estará ACTIVADA de forma predeterminada para los documentos nuevos. Los documentos existentes no se verán afectados. Visita el Centro de ayuda para obtener más información sobre cómo aplicar formato en Documentos de Google. 

Vínculos útiles

Ayuda de Google – Cómo cambiar el aspecto de los párrafos y las fuentes


Agrega y administra citas fácilmente en Documentos de Google

Resumen del lanzamiento

Google lanza una nueva función para agregar citas académicas, administrarlas y darles formato en Documentos de Google. Esto facilitará la escritura de artículos académicos, ya que el usuario no necesitará usar complementos ni copiar citas desde otras herramientas. 

Con esta función, es posible insertar fácilmente citas de texto y crear una bibliografía en los estilos MLA, APA o Chicago (autor-fecha). Los tipos de fuentes admitidas incluyen libros, secciones de libros, sitios web, artículos de publicaciones y artículos de periódicos. 

Documentos Hojas de cálculo Presentaciones Google
Herramienta de citas en Documentos de Google

¿Cómo comenzar?

  • Usuarios finales: Pueden buscar y usar la función de citas en el menú Herramientas. Visita el Centro de ayuda para obtener más información sobre las citas en Documentos de Google. 

Vínculos útiles

Ayuda de Google – Cómo agregar citas y bibliografía


Menciona a un usuario directamente en un documento de Google

Resumen del lanzamiento

Ahora puedes mencionar a otro usuario en un documento de Documentos de Google. Antes esto solo era posible dentro de un comentario. 

Cuando haya otro usuario mencionado, puedes colocar el cursor sobre su nombre para obtener información sobre él y ver sugerencias de acciones, como agregarlo a Contactos o enviarle un correo electrónico. La información es la misma que puedes ver hoy cuando colocas el cursor sobre el nombre de un usuario en otras aplicaciones de Google Workspace, como Gmail o Calendario. 

Detalles adicionales

Ten en cuenta que si mencionas a alguien en un documento, esa persona no recibirá una notificación. Además, si mencionas a un usuario que no tiene acceso al documento, recibirás un mensaje con sugerencias de uso compartido. Puedes compartir el documento en el momento o rechazar la sugerencia y usar la función de uso compartido normal de Documentos cuando lo desees. 

¿Cómo comenzar?

Usuarios finales: Esta función está disponible para todos los usuarios finales de Google Workplace. Cuando escribas en Documentos, presiona «@» para ver un menú desplegable en el que podrás buscar al usuario que quieras mencionar. 


Nueva opción predeterminada para la reproducción de videos en Google Slides

Resumen del lanzamiento

Google actualiza el modo predeterminado de reproducir videos mientras presentas en Presentaciones de Google. Ahora los videos comenzarán a reproducirse cuando hagas clic para avanzar la presentación. Anteriormente, el presentador debía hacer clic específicamente en el video para que comenzara a reproducirse. 

Con este lanzamiento, ahora hay tres opciones para controlar la reproducción: 

  • Reproducir (con un clic): El vídeo comenzará a reproducirse cuando avances a la siguiente diapositiva. (Ahora esta es la opción predeterminada). 
  • Reproducir (automáticamente): El vídeo comenzará a reproducirse sin que hagas clic para avanzar. 
  • Reproducir (de modo manual): El vídeo comenzará a reproducirse cuando hagas clic específicamente en el video incorporado en la diapositiva durante la presentación. (Esta era la opción predeterminada anteriormente). 

Esta nueva opción para reproducir con un clic funciona de la misma forma que todas las animaciones o transiciones de diapositivas. Cuando presentes una diapositiva con un video incorporado, presiones una tecla, hagas clic con un mouse o uses un control remoto para avanzar, y el vídeo comenzará a reproducirse. En la barra lateral de animaciones, puedes ajustar la secuencia en la que se reproducirá el vídeo, de forma que puedas coordinar la reproducción con otras animaciones de la diapositiva. 

Ten en cuenta que este cambio en el comportamiento predeterminado solo se aplicará a los videos que se incorporen después del lanzamiento. Para los videos que ya se hayan agregado a las presentaciones, no se cambiará el tipo de reproducción automáticamente, pero puedes cambiarlo de forma manual en las opciones de formato. 

La nueva configuración predeterminada mejorará el flujo de las presentaciones y reducirá las distracciones, lo que permitirá que los presentadores se concentren en el contenido en lugar de pensar en dónde deben hacer clic. 

Documentos Hojas de cálculo Presentaciones Google

¿Cómo comenzar?

  • Usuarios finales: Esta función estará ACTIVADA de forma predeterminada y puede desactivarse para cualquier video en las opciones de formato de video. Visita el Centro de ayuda para obtener más información sobre los vídeos en Presentaciones. 

Vínculos útiles 

Ayuda de Google – Cómo insertar o borrar imágenes y videos


El Access Checker para Presentaciones ahora revisa los permisos cuando compartes contenido con nuevos usuarios

Resumen del lanzamiento

El Access checker garantiza en Presentaciones de Google que los espectadores y presentadores puedan reproducir videos y archivos de audio como se espera. Gracias a que ofrece automáticamente sugerencias de acceso para los elementos incorporados, los usuarios pueden crear contenido, presentarlo y usarlo sin necesidad de ajustar los permisos manualmente. Además, pueden quedarse tranquilos de que todas las personas tendrán una experiencia sin inconvenientes en las presentaciones. 

A principios de este año, Google anunció que el Access checker revisaría los permisos cuando insertaras archivos de audio y video almacenados en Drive en Presentaciones de Google. Con este lanzamiento, también se realiza una verificación de acceso en el contenido de audio y video ya incorporado después de que compartas la presentación con usuarios o grupos adicionales. Específicamente, cuando cierres el diálogo de uso compartido, se ejecutará el Access checker, que podría sugerirte cambios de permisos para varios archivos de audio y video de Drive en la presentación. 

Esta funcionalidad adicional garantizará que todos los espectadores y editores de la presentación tengan una experiencia sin inconvenientes. 

Documentos Hojas de cálculo Presentaciones Google

¿Cómo comenzar?

Vínculos útiles

Ayuda de Google – Cómo insertar o borrar imágenes y videos

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