Nuevas características en los servicios de Google

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La nueva versión de Grupos de Google se convirtió en la opción predeterminada para todos los usuarios desde el 15 de septiembre de 2020

Resumen del lanzamiento

A principios de este año, Google estableció que la nueva versión de Grupos de Google estuviera disponible para el público en general. Desde entonces, ha sido la versión predeterminada de Grupos, pero los administradores podían desactivar la nueva interfaz para tus usuarios con un parámetro de configuración de la Consola del administrador. 

A partir del 15 de septiembre de 2020, la nueva versión de Grupos se estableció como la opción predeterminada para todos los usuarios. En consecuencia, ten en cuenta lo siguiente:

  • Se eliminó el parámetro de configuración de la Consola del administrador que permite desactivar la nueva versión de Grupos para los usuarios. 
  • Los usuarios que usaban la versión clásica de Grupos verán la nueva versión. 
  • Si un usuario en particular aún quiere usar la interfaz de la versión clásica de Grupos, deberá hacer clic en Configuración > Volver a la versión clásica de Grupos de Google.  

Visita el Centro de ayuda para obtener más información sobre la nueva versión de Grupos y la transición desde la versión clásica. 

¿A quiénes afecta este cambio?

A los administradores y los usuarios finales.

¿Por qué es importante?

La nueva versión de Grupos tiene una interfaz de usuario más eficiente y optimizada, lo que permite a los usuarios crear y administrar grupos con más facilidad. Consulta el anuncio anterior de Google para obtener una descripción general completa de la nueva experiencia de Grupos. En ese anuncio, se indica que algunas funciones de la versión clásica de Grupos aún no estaban disponibles en la nueva versión. Desde entonces, Google escuchó los comentarios de los usuarios y lanzó recientemente varias funciones muy solicitadas, incluidas las siguientes: 

Google está trabajando para agregar pronto más funciones. Consulta el Centro de ayuda para ver la lista completa de funciones que tiene previsto lanzar y sigue el Blog de actualizaciones de Google Workspace para revisar anuncios de lanzamientos.

¿Cómo comenzar?

  • Administradores: Se eliminó el parámetro de configuración de la Consola de Administración que permite desactivar la nueva versión de Grupos para los usuarios. Ya no habrá forma de solicitar a los usuarios que usen la versión clásica de Grupos. Visita el Centro de ayuda para obtener más información sobre la nueva versión de Grupos y la transición desde la versión clásica. 
  • Usuarios: Los usuarios finales verán la nueva versión de Grupos de forma predeterminada cuando vayan a groups.google.com, pero podrán volver a la versión clásica cuando quieran. Visita el Centro de ayuda para obtener instrucciones sobre cómo volver a la versión clásica de Grupos. Si los usuarios ya usaban la nueva versión de Grupos, este cambio no modificará su experiencia. 

Ritmo de lanzamiento

  • Dominios del lanzamiento rápido y programado: Lanzamiento completo. 

Disponibilidad 

Disponible para todos los clientes de Google Workspace.

Vínculos útiles

Ayuda para administradores de Google – Acerca de la nueva versión de Grupos

Blog de G Suite: La nueva versión de Grupos de Google ya está disponible para el público en general


Colabora en Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Sites con personas que no tengan una Cuenta de Google

Resumen del lanzamiento

Google establecerá que el uso compartido con los visitantes, es decir, la colaboración segura y basada en códigos PIN con personas que no tienen una Cuenta de Google, esté disponible para el público en general. Esto significa que podrás compartir elementos con cuentas ajenas a Google y permitir que esas personas vean, comenten o editen contenido en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Sites por medio de un código PIN seguro. 

Anteriormente, el uso compartido con los visitantes estaba disponible en la versión Beta. Esta opción ahora sustituirá al actual parámetro de configuración de administrador a fin de permitir que los usuarios de tu organización envíen invitaciones de uso compartido. 

La incorporación de esta nueva función respetará el siguiente cronograma: 

A partir del 15 de septiembre de 2020, la nueva versión de Grupos será la opción predeterminada para todos los usuarios. Cuando esto suceda, ten en cuenta lo siguiente:

  • 31 de agosto de 2020: El parámetro de configuración que permite controlar el uso compartido con personas que no usan una Cuenta de Google comenzó a aparecer en la Consola de Administración. Según su configuración actual, este parámetro puede estar activado o desactivado de forma predeterminada. Si deseas obtener más información, consulta la sección «Cómo comenzar» que se encuentra debajo. Este parámetro no tendrá efecto para los usuarios hasta el 8 de septiembre de 2020 (para los dominios del lanzamiento rápido) o el 28 de septiembre de 2020 (para los dominios del lanzamiento programado). 
  • 8 de septiembre de 2020: Los usuarios de los dominios en lanzamiento rápido podrán usar la nueva función, si es que su administrador la habilitó. 
  • 28 de septiembre de 2020: Los usuarios de los dominios del lanzamiento programado podrán usar la nueva función, si es que su administrador la habilitó. 
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¿A quiénes afecta este cambio?

A los administradores y los usuarios finales.

¿Por qué usar esta función?

Por lo general, los clientes de Google Workspace trabajan con socios ajenos a sus empresas. Estos usuarios externos, o «visitantes», no siempre tienen Cuentas de Google, lo que dificulta que los usuarios de Google Workspace y aquellos con cuentas ajenas a Google colaboren de forma sencilla y segura. 

Esta nueva función ayudará a garantizar que haya una colaboración sencilla y segura con los visitantes, ya que cuenta con estas características: 

  • Colaboración eficaz, incluidos los comentarios, las modificaciones y mucho más,⁠con cualquier persona con la que necesites trabajar, independientemente de que esta tenga o no una Cuenta de Google 
  • Registros de auditoría para la colaboración con los visitantes, de modo que se supervisen y se registren todas las interacciones 
  • Opción de revocar el acceso y quitar a los colaboradores, si resulta necesario 
  • Menor necesidad de crear archivos aparte, descargarlos o enviarlos por correo electrónico cuando se trabaja con usuarios externos que no tienen Cuentas de Google. 

Si un visitante decide crear una cuenta de Google Workspace con su dirección de correo electrónico, se conservará su historial de actividad y colaboración luego de que se cree la cuenta.

Detalles adicionales 

No se admitirá el uso compartido con los visitantes para los usuarios de Cloud Identity. Con este lanzamiento, los usuarios de Cloud Identity solo podrán compartir contenido con destinatarios ajenos a Google enviándoles invitaciones que les permiten obtener una vista previa del contenido de los archivos en modo de solo lectura sin acceder a una Cuenta de Google.

¿Cómo comenzar?

Administradores: 

  • El uso compartido con usuarios externos a tu organización que tengan cuentas ajenas a Google estará ACTIVADO de forma predeterminada si actualmente permites que los usuarios de tu organización envíen invitaciones de uso compartido a personas externas que no usan Cuentas de Google.
  • El uso compartido con usuarios externos a tu organización que tengan cuentas ajenas a Google estará DESACTIVADO de forma predeterminada si actualmente no permites el uso compartido fuera de tu organización o si usas una lista blanca de dominios. Visita el Centro de ayuda para obtener más información sobre cómo compartir contenido con cuentas ajenas a Google. 
  • El uso compartido con los visitantes se podrá controlar por medio de la nueva configuración, en Consola de Administración > Apps > G Suite > Drive y Documentos > Configuración de uso compartido. Consulta la imagen que se encuentra debajo. La nueva configuración se puede controlar a nivel del dominio o la UO. 
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Usuarios: Visita el Centro de ayuda de Google para obtener más información sobre el uso compartido con los visitantes. Los visitantes pueden consultar el Centro de ayuda para aprender a borrar sus sesiones de visitante.

Ritmo de lanzamiento

Parámetro de configuración de la Consola de Administración:

  • Dominios del lanzamiento rápido y programado:  Lanzamiento completo.

Parámetro de configuración de la Consola de Administración:

  • Dominios del lanzamiento rápido:  Lanzamiento gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 8 de septiembre de 2020. 
  • Dominios del lanzamiento rápido:  Lanzamiento gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 28 de septiembre de 2020. 

Disponibilidad 

  • Está disponible para los clientes de G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education, G Suite for Nonprofits y G Suite Essentials. 
  • No está disponible para los clientes de G Suite Basic o Cloud Identity, ni para los usuarios que tengan cuentas personales. 

Vínculos útiles

Ayuda para administradores de Google – Cómo configurar los permisos de uso compartido de los usuarios de Drive

Ayuda para administradores de Google – Cómo compartir documentos mediante el uso compartido con los visitantes 

Ayuda para administradores de Google – Cómo borrar su sesión de visitante 

Blog de actualizaciones de G Suite: Comparta archivos más fácilmente con cuentas ajenas a Google en la versión Beta de Drive


Expansión del uso de accesos directos en Google Drive para simplificar la organización de los archivos

Resumen del lanzamiento

A principios de año, Google anunció la disponibilidad general de accesos directos en Google Drive. Los accesos directos simplificaron las estructuras de archivos y carpetas en Drive, ya que establecen punteros a los elementos en lugar de tener archivos en varias ubicaciones. Esto ayuda a garantizar un fácil acceso a los archivos y carpetas para diferentes usuarios, ya que hay menos confusión en cuanto a quién es propietario del contenido y cómo se administra y actualiza. 

Ahora Google quiere compartir tres novedades sobre los planes relativos a los accesos directos y las ubicaciones de los archivos: 

  • Expansión del uso de accesos directos: Se quitarán acciones específicas que aún creaban varias ubicaciones para los archivos. 
  • Novedad sobre la migración: Más detalles sobre la migración de archivos existentes con varias ubicaciones a accesos directos. 
  • Mejora en la administración de archivos y reducción de archivos «desorganizados»: Se asegura que los archivos cuya última ubicación se haya quitado ahora se coloquen en la sección Mi unidad del propietario. A continuación, encontrarás más detalles. 

¿A quiénes afecta este cambio?

A los administradores y los usuarios finales.

¿Por qué usar esta función?

Al expandir el uso de accesos directos, el comportamiento será más coherente y los usuarios podrán comprender más fácilmente cómo está estructurada su unidad de Drive.

Detalles adicionales 

Expansión del uso de accesos directos 

Después de lanzar los accesos directos, los usuarios aún tenían formas de agregar archivos a varias ubicaciones. A partir de ahora, estas opciones dejarán de estar disponibles y los usuarios tendrán una experiencia más coherente en las diferentes plataformas y formas de usar Drive. Específicamente, estos son algunos de los cambios:

  • Al usar Drive en la Web, la combinación de teclas Mayúsculas + Z en un archivo compartido colocaba el elemento en varias ubicaciones. Ahora, cuando seleccione uno o varios archivos, Mayúsculas + Z creará un acceso directo. Si, en cambio, se selecciona una sola carpeta, Mayúsculas + Z agregará otra ubicación para la carpeta a fin de que la compatibilidad con el acceso sin conexión mediante Copia de seguridad y sincronización no resulte afectada. 
  • Al usar Drive en la Web, la transferencia de la propiedad de un archivo a otra persona creaba varias ubicaciones para el elemento. Ahora, si el nuevo propietario puede ver la ubicación existente del archivo, permanecerá allí. Si el nuevo propietario no puede ver la ubicación existente, se moverá el archivo de su ubicación actual a la sección Mi unidad del nuevo propietario y se creará un acceso directo en su lugar. 

Visita el Centro de ayuda para obtener más información sobre los accesos directos en Drive.

Novedad sobre la migración 

En el anuncio inicial, Google menciona que migraría archivos existentes en varias ubicaciones a accesos directos. A continuación se comparten más detalles sobre estos planes: 

  • Esta migración comenzará en algún momento de 2021. Google anunciará la migración en el Blog de actualizaciones de Google Workspace y con un banner de notificación en el producto al menos 2 semanas antes de que comience. 
  • La migración quitará todas las ubicaciones de los archivos se encuentren en varias ubicaciones, excepto una, y reemplazará los archivos quitados con accesos directos. 
  • La heurística de la migración se basará principalmente en la propiedad original, pero también tendrá en cuenta señales sobre el acceso y la actividad en otras carpetas principales para garantizar que la colaboración se vea afectada lo menos posible.  
  • El acceso a los archivos y su propiedad no se verán afectados. 
  • La migración será automática y no requerirá trabajo manual por parte de los usuarios o administradores. 

Mejora en la administración de archivos y reducción de archivos «desorganizados»

Un archivo puede quedar desorganizado cuando se quita su última ubicación. Por ejemplo, esto podría suceder si se agregas un archivo a una carpeta compartida y, luego, el propietario de esta la borra. 

Anteriormente, en esas situaciones, solo se podía encontrar el archivo buscándolo específicamente en lugar de explorar para dar con él. Como resultado, había casos en los que parecía que el archivo se había perdido. Ahora, Google agregará estos elementos a la sección Mi unidad del propietario. Esto permitirá localizar con más facilidad archivos cuya ubicación se haya quitado.

Recordatorio de novedades sobre la API 

A principios de este año, se anunciaron cambios en la API de Drive que ayudarían con la transición a los accesos directos a archivos. Estos cambios comenzarán a aplicarse el 30 de septiembre de 2020. Consulta más detalles sobre los cambios en la API aquí.

¿Cómo comenzar?

  • Administradores: No hay controles de administrador con relación al uso expandido de accesos directos en Drive. 
  • Usuarios: Visita el Centro de ayuda para obtener más información sobre los accesos directos en Drive.  

Ritmo de lanzamiento

Uso expandido de accesos directos y administración de archivos mejorada: 

  • Dominios del lanzamiento rápido y programado: Lanzamiento completo. 

Migración de archivos existentes en varias ubicaciones: 

  • No comenzará hasta 2021 y se anunciará con anticipación tanto en el Blog de actualizaciones de Google Workspace como con un banner de notificación en el producto. 

Disponibilidad 

Disponible para todos los clientes de Google Workspace y los usuarios que tengan cuentas personales.

Vínculos útiles

Ayuda de Google – Combinaciones de teclas de Google Drive en la Web

Ayuda de Google – Buscar archivos y carpetas con los accesos directos de Google Drive

Ayuda de Google – Asignar la propiedad de un archivo a otra persona

Ayuda para administradores de Google – Cómo borrar su sesión de visitante 

Ayuda para administradores de Google – Implementar la función Copia de seguridad y sincronización

Blog de actualizaciones de G Suite: Use accesos directos para crear indicadores a cualquier archivo o carpeta de Google Drive


A partir del 13 de octubre de 2020, los elementos de la papelera de Google Drive se borrarán automáticamente después de permanecer allí por 30 días

Resumen del lanzamiento

A partir del 13 de octubre de 2020, Google cambiará las políticas de retención de los elementos de la papelera en Google Drive. Con esta nueva política, los archivos que se envíen a la papelera de Google Drive se borrarán automáticamente después de 30 días. Antes, los elementos permanecían indefinidamente allí, hasta que el usuario vaciaba la papelera. 

El 13 de octubre de 2020, todos los archivos que ya se encuentren allí se conservarán durante 30 días. Después de este período, comenzarán a borrarse automáticamente los archivos que hayan permanecido allí durante más de 30 días. 

 ¿A quiénes afecta este cambio?

A los administradores y los usuarios finales.

¿Por qué usar esta función?

Este cambio coincide con las políticas de otros productos y servicios de Google Workspace, como Gmail. Esto permitirá garantizar un comportamiento coherente y predecible para los usuarios en todos ellos, además de asegurar que se borren los elementos que se envíen a la papelera, como se espera.

Detalles adicionales 

Notas sobre el cambio de la política 

  • Los administradores aún pueden restablecer los elementos borrados de la papelera durante hasta 25 días para los usuarios activos. 
  • Las políticas de retención que establezcan los administradores en Google Vault no se verán afectadas por este cambio, a menos que se vuelvan obsoletas por resultar redundantes. Obtén más información sobre las reglas de retención de Drive. 
  • Estos cambios afectan a los elementos que se envíen a la papelera en cualquier dispositivo y desde cualquier plataforma. 
  • Los archivos que se borren mediante Drive File Stream se eliminarán definitivamente de la papelera del sistema después de 30 días. El comportamiento de Copia de seguridad y sincronización no se verá afectado. 
  • Los archivos de la papelera de las unidades compartidas ya se borran automáticamente después de 30 días. 
  • Los elementos que se encuentren en la papelera continuarán consumiendo cuota. 

Notificación en la aplicación para los usuarios  

Cuando esta política tenga efecto, los usuarios verán un banner con los detalles del cambio. La política tendrá efecto aunque los usuarios no vean o confirmen que leyeron el banner. Desde el 15 de septiembre, se muestran notificaciones en la aplicación en Drive y, a partir del 29 de septiembre, se mostrarán en nuestros productos de edición (p. ej., Documentos de Google y Formularios de Google).

¿Cómo comenzar?

  • Administradores: No hay un parámetro de configuración para los usuarios finales en relación con esta función. Visita el Centro de ayuda de Google para ver cómo los administradores pueden restablecer los datos de Drive de un usuario.  
  • Usuarios: No hay un parámetro de configuración para los usuarios finales en relación con esta función. Visita el Centro de ayuda de Google para obtener más información sobre cómo borrar y restablecer archivos en Google Drive.   

Ritmo de lanzamiento

  • Dominios del lanzamiento rápido y programado: Lanzamiento extendido (posiblemente más de 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 13 de octubre de 2020  

Disponibilidad 

Disponible para todos los clientes de Google Workspace.

Vínculos útiles

Ayuda de Google – Eliminar mensajes de Gmail o recuperar los eliminados

Ayuda de Google – Configurar reglas de conservación de Google Drive

Ayuda de Google – Hacer búsquedas en Google Drive

Ayuda para administradores de Google – Restaurar unidades compartidas eliminadas o sus archivos

Ayuda para administradores de Google – Implementar File Stream de Drive


La función de uso compartido de carpetas en unidades compartidas ahora está disponible para el público en general

Resumen del lanzamiento

Ahora puedes compartir carpetas en unidades compartidas. Anteriormente, la función estaba disponible en versión Beta. 

Las unidades compartidas permiten a los equipos y organizaciones almacenar archivos, acceder a ellos y colaborar en estos. Gracias a este lanzamiento, podrás compartir una carpeta con otros usuarios o actualizar el acceso de los miembros para brindarles permisos adicionales sobre carpetas específicas de las unidades compartidas. 

Tras el lanzamiento, la función está disponible mediante la versión web de Drive, la API de Drive, Drive File Stream (versión 42 o posterior) y las apps más recientes de Google Drive para iOS (versión 4.2020.36202 o posterior) y Android (versión 2.20.321 o posterior). Estará disponible mediante el sistema de archivos nativo del Sistema operativo Chrome en una próxima versión. 

Consulta el anuncio de la versión Beta para obtener más detalles y ejemplos sobre cómo usar la función. 

Algunas actualizaciones y recordatorios de la publicación sobre la versión Beta: 

  • Función de comentarista disponible en Mi unidad: Para alinear Mi unidad y las unidades compartidas, la función de comentarista ahora estará disponible para las carpetas de Mi unidad. Anteriormente, solo estaban disponibles las funciones de lector y editor.
  • Se requiere la función de administrador para mover carpetas entre unidades compartidas: Como se explicó en la publicación anterior de Google, mover carpetas entre unidades compartidas solo está permitido para usuarios que sean administradores tanto en la ubicación original como en la de destino. 

¿Cómo comenzar?

  • Administradores: Esta función estará disponible para todos los dominios que tengan habilitadas las unidades compartidas. Visita el Centro de ayuda de Google  para obtener más información sobre cómo administrar las unidades compartidas de tu organización y compartir carpetas en unidades compartidas
  • Usuarios: Esta función estará disponible para todos los usuarios que tengan unidades compartidas. Visita el Centro de ayuda para obtener más información sobre cómo almacenar y compartir archivos con unidades compartidas. 

Ritmo de lanzamiento

  • Dominios del lanzamiento rápido:   Lanzamiento gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 16 de septiembre de 2020.
  • Dominios del lanzamiento rápido:  Lanzamiento gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 6 de octubre de 2020. 

Disponibilidad 

Está disponible para los clientes de G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education, G Suite for Nonprofits y G Suite Essentials. 

No está disponible para los clientes de G Suite Basic

Vínculos útiles

Ayuda de Google – Guardar archivos en unidades compartidas y compartirlos

Ayuda para administradores de Google – Gestionar unidades compartidas

Ayuda para administradores de Google – Controlar el acceso a los archivos de unidades compartidas

Blog de actualizaciones de G Suite: Comparta carpetas en unidades compartidas con la nueva versión Beta


Nueva compatibilidad con las cuentas de servicio en Grupos de Google

Resumen del lanzamiento

Google agregará la compatibilidad total con las cuentas de servicio en la versión Beta de Grupos. Este cambio se suma al reciente anuncio de una nueva versión Beta de la API de Cloud Identity Groups y la opción de usar cuentas de servicio con las API de Grupos sin la delegación de todo el dominio. Con este lanzamiento, ahora podrás hacer lo siguiente: 

  • Agregar cuentas de servicio desde los dominios principales y secundarios sin activar el parámetro de configuración «Permitir miembros externos en el grupo». 
  • Consultar el tipo de miembro de las cuentas de servicio en la página Grupos y los registros de auditoría en la Consola del administrador. 
  • Agregar, quitar y administrar la membresía de las cuentas de servicio por medio de la Consola del administrador y la API de Cloud Identity Groups.

 ¿A quiénes afecta este cambio?

A los administradores y los usuarios finales.

¿Por qué usar esta función?

Los grupos son una herramienta fundamental para que los clientes administren sus implementaciones de Google Workspace. Muchos clientes usan las cuentas de servicio con Grupos para automatizar la administración de usuarios, integrar Google Workspace con otros servicios, aplicaciones y herramientas, y administrar las migraciones. 

Hasta ahora, era difícil usar las cuentas de servicio en los grupos debido a las limitaciones de funcionalidad. Este lanzamiento corrige muchos problemas y facilita el uso de las cuentas de servicio con los grupos, al mismo tiempo que incrementa la seguridad y la transparencia.

Detalles adicionales 

Esta función no afecta las API de Admin SDK Group.

¿Cómo comenzar?

  • Administradores: Esta función estará disponible de forma predeterminada. Puedes usar cuentas de servicio nuevas o existentes. Visita el Centro de ayuda para obtener más información sobre cómo administrar Grupos en su organización, cómo crear cuentas de servicio, cómo usar la API de Cloud Identity Groups o cómo ver el registro de auditoría de Grupos. 
  • Usuarios: Los usuarios finales no se verán afectados. 
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Ritmo de lanzamiento

Esta función ya está disponible para todos los usuarios. 

Disponibilidad 

Disponible para todos los clientes de Google Workspace

Vínculos útiles

Ayuda de Google – Acerca de Grupos de Google

Documentación de las API – Cómo crear y administrar cuentas de servicio 

Ayuda para administradores de Google – Registro de auditoría de Grupos

Blog de G Suite: Administre Grupos de forma programática con la versión Beta de la API de Cloud Identity

Blog de G Suite: Use las cuentas de servicio con las API de Grupos de Google sin la delegación de todo el dominio

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