Excel vs Business Intelligence: 8 Razones por las que pasarse al BI

Business Intelligence

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En nuestro día a día estamos acostumbrados a disponer de informes y analizar datos. Para ello, a menudo recurrimos las hojas de cálculo, intentando sacarles el máximo partido. Pero no siempre llegan a donde queremos nosotros. ¿Qué solución tenemos?: “Excel vs. Business Intelligence”.

La información es el petróleo del futuro, como dicen algunos, y no les falta razón. Los datos que generamos en las organizaciones son cada vez más abultados y dispersos: nos vienen por todas partes. Los generamos internamente, nos los facilitan proveedores o los sacamos de la competencia. Las RRSS e Internet se han convertido también en un importante suministrador de información cada vez más relevante.

Sin ser demasiado ambiciosos, ya con lo que generamos de puertas adentro tenemos más que suficiente para analizar una y otra vez. Muchos datos los tenemos almacenados sin más, sin que se conviertan en valiosa información que podamos considerar y podamos con ellos tomar decisiones de negocio. Muy a menudo no somos capaces de transformar la información en conocimiento.

En muchas ocasiones realizamos exportaciones puntuales desde nuestra base de datos o desde nuestro ERP (también una BBDD al fin y al cabo) a hojas de cálculo y, aplicando técnicas más o menos complejas, les sacamos todo el partido que podemos. Pero no siempre es suficiente.

¿Qué solemos hacer a partir de ahí? Filtros, fórmulas, tablas dinámicas, gráficos más o menos interactivos y avanzados… Para fabricantes como Microsoft (por poner un ejemplo habitual), Excel se ha convertido en la interfaz de usuario por excelencia cuando quieres sacar más partido a cualquier otra solución de negocio de su cartera de productos. Pero a pesar de la potencia de esta herramienta (que es muy respetable), también nos encontramos con numerosas limitaciones.

¿De qué estamos hablando? Pues de que las hojas de Excel distan bastante de una verdadera solución de análisis y reporting.

Excel vs Business Intelligence: las principales diferencias

  1. En primer lugar, pierden normalmente la validez del tiempo real. Las hojas de cálculo son herramientas estáticas. Quizá sirvieron ayer después de un proceso de exportación más o menos laborioso, pero ya no valen dentro de una semana (o dentro de unos minutos), porque tendré que volver a exportar manualmente los datos que sirven de base. O ayudarme de macros para automatizar parte de la tarea, pero que requieren conocimientos y tiempo de desarrollo.
  2. Una complejidad adicional que supone el uso de Excel es la consolidación de información procedente de diferentes fuentes. Una tarea nada sencilla, de hecho a menudo imposible, en clara desventaja al compararla con una herramienta de Business Intelligence, que ya cuenta con esta premisa desde el principio.
  3. Después viene la idea de que una hoja de cálculo no es válida para la planificación, el forecasting y la obtención de informes complejos. ¿Puedo hacerlos? Aunque nunca al nivel de una herramienta de Business Intelligence, sí, podemos; pero lleva demasiado tiempo.
  4. Adicionalmente, con otras herramientas (estamos pensando en Tableau, no lo podemos evitar) seremos capaces de crear visualizaciones basadas en datos mucho más rápidamente -desde el principio, en realidad-. Y recrear nuevos informes y nuevas perspectivas en un tiempo sustancialmente menor.
  5. Descubrir patrones, exponer tendencias, ver correlaciones y mostrarlo todo en dashboards (paneles) es una tarea realmente compleja con hojas de cálculo, a pesar de que podamos insertar gráficos basados en los datos.
  6. No olvidemos que las hojas de cálculo son herramientas “monousuario” y que compartir la información con otros es todo un reto. Lo hacemos a menudo a través del email compartiendo pesados documentos e incluso diferentes versiones del mismo. Con soluciones de Business Intelligence como Tableau esto no ocurre: la información está actualizada y accesible a las personas adecuadas en todo momento.
  7. La accesibilidad desde dispositivos móviles es muy limitada y a veces inexistente o poco conveniente, en un mundo en el que su uso para el trabajo está creciendo más y más.
  8. Y un último aspecto muy importante y a menudo olvidado: las hojas Excel cuentan con unos niveles de seguridad deficientes en lo relativo al control de accesos y política de filtrado, a diferencia de la definición de roles de usuario que facilita Tableau.

Si quieres profundizar en todos estos temas y ver cómo una herramienta de verdadera analítica de datos puede sorprenderte con los resultados, apúntate a nuestro webinar gratuito del próximo 15 de Noviembre: “Todo lo que tus hojas de Excel no te cuentan

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