Comparte carpetas en unidades compartidas con un nuevo programa Beta

Notícias G Suite

¿Qué cambios implementa Google?

Google lanza un nuevo programa Beta que te permitirá compartir carpetas en unidades compartidas. Aquí puedes obtener más información y expresar su interés en el programa Beta.

¿A quiénes afecta el cambio?

A los administradores, los usuarios finales y los desarrolladores

¿Por qué usar esta función?

Las unidades compartidas son una excelente manera de permitir que los equipos y las organizaciones almacenen archivos, accedan a ellos y colaboren desde ahí. Hasta ahora, todos los permisos se establecían a nivel de la unidad compartida o del archivo individual, y no se podían compartir carpetas específicas dentro de una unidad compartida.

Con este programa Beta, se puede compartir una carpeta específica con otros usuarios o actualizar el acceso a miembros para brindarles a los usuarios permisos adicionales sobre carpetas específicas de las unidades compartidas. Estos son ejemplos de posibles usos de la función:

  • En un departamento de Marketing, se puede tener una unidad compartida a la que puedan acceder todos los empleados internos, con una carpeta específica para materiales publicitarios a la que también puedan acceder agencias externas. 
  • En un departamento de Ventas organizado por regiones, se puede permitir que los administradores y directores de los equipos vean toda la actividad a través de una unidad compartida donde, a su vez, haya una carpeta compartida para cada uno de los equipos regionales en la que estos solo puedan ver la información relevante a su área específica. 
  • En una unidad compartida que se use para preparar un evento concreto, se les puede dar a todos los miembros acceso de lectura a todos los archivos y darle a cada equipo específico acceso de edición a los documentos relevantes para su parte en el evento. 
carpetas unidades compartidas
Comparte una carpeta con personas ajenas a la organización y otorga a los miembros acceso mejorado a las carpetas

Detalles adicionales

Se necesita nivel de acceso de administrador para compartir carpetas 

Solo los administradores de una unidad compartida pueden compartir carpetas de esa unidad. Los usuarios que tengan otros niveles de acceso a la unidad compartida (p. ej., administrador de contenido y comentarista) no pueden compartir carpetas, ya que no tienen permitido controlar el acceso al contenido en general. Las carpetas de las unidades compartidas tienen los mismos niveles de acceso que las propias unidades compartidas, excepto por el de administrador.

Los niveles de acceso comprenden administrador de contenido (predeterminado), colaborador, comentarista y lector. Ten presente que los colaboradores de una carpeta son editores de los archivos de esa carpeta.

Consulta más detalles sobre los niveles de acceso de las unidades compartidas.

carpetas unidades compartidas
Funciones de las carpetas de las unidades compartidas

Los niveles de acceso a las carpetas solo se pueden ampliar (no reducir) desde el nivel de la unidad compartida

Los niveles de acceso asignados a nivel de la unidad compartida representan el nivel mínimo de acceso que los usuarios tendrán a todos los archivos y carpetas de esa unidad compartida. Esto garantiza la transparencia, la predictibilidad y la escalabilidad. En consecuencia, el nivel de acceso de un usuario a una carpeta de una unidad compartida solo puede ser mayor que el nivel de acceso de ese usuario a la unidad compartida correspondiente; no puede ser más restrictivo.

Por ejemplo, un comentarista de una unidad compartida no puede ser solo lector de una carpeta de esa unidad compartida. Sin embargo, a un lector de una unidad compartida se le puede ampliar el acceso a comentarista o colaborador para archivos o subcarpetas específicos de esa unidad compartida. Por lo tanto, para reducir el nivel de acceso a un archivo o una carpeta, la acción debe tener lugar en una o más carpetas superiores de las que se herede el permiso.

carpetas unidades compartidas
Ejemplo del diálogo que aparece si se reduce el nivel de acceso de una subcarpeta de una unidad compartida

Cuando hay movimientos de archivos o carpetas relacionados con unidades compartidas (ya sea que se agreguen elementos o se muevan dentro de ellas o entre ellas), el acceso heredado al contenido se actualizará en consecuencia y se conservará el acceso directo. Lo mismo sucede cuando se mueven carpetas o archivos compartidos de una unidad compartida al área Mi unidad de un usuario.

Por ejemplo, supongamos que un documento estaba originalmente en la unidad compartida del equipo de Ventas. Como todos los miembros del equipo de Ventas tienen acceso de lectura a la unidad compartida, también tienen ese mismo acceso al documento. Además, cinco miembros particulares del equipo de Ventas tienen acceso de edición a ese documento específico. Si ese archivo se quitara de la unidad del equipo de Ventas, este equipo perdería su acceso de lectura heredado, pero los cinco miembros particulares conservarían los permisos de edición.

Como estos movimientos de carpetas (compartidas) pueden introducir cambios amplios en el acceso al contenido, sólo se permite que muevan carpetas a unidades compartidas o entre ellas a usuarios que sean administradores tanto de la ubicación original como de la de destino.

Nota: Se empezará a aplicar forzosamente el requisito de ser administrador en este programa Beta y, a partir del 1 de septiembre de 2020, esto se aplicará a todos los clientes de G Suite. En adelante, ni los colaboradores ni lo administradores de contenido de la ubicación de destino podrán mover carpetas a unidades compartidas ni entre ellas.

¿Cómo comenzar?

Administradores: Aquí se puede expresar interés en el programa Beta para compartir carpetas. Se empezará a aceptar dominios en este programa en las próximas semanas.

Usuarios finales: Una vez que esta función esté habilitada en tu dominio, para compartir una carpeta, selecciónala de una unidad compartida de la que seas administrador y haz clic en la opción de compartir del menú de la carpeta (barra de herramientas) a fin de abrir el diálogo para compartir. Desde allí, puedes compartir la carpeta.

Disponibilidad 

Disponible para clientes de G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education y G Suite for Nonprofits 

No disponible para clientes de G Suite Basic ni para usuarios con cuentas personales de Google 

Vínculos útiles

Centro de ayuda – Cómo compartir carpetas en unidades compartidas (Beta)

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