¿Cómo ser más productivo? G Suite nos da nuevas pistas para lograrlo

G Suite

Cuando implantamos nuevas herramientas de productividad en la empresa, ¿podemos medir su aprovechamiento? ¿Cómo detectar carencias de formación para asegurar la transformación de los procesos?

Work Insights es la nueva funcionalidad que G Suite pone en manos de los administradores y que sirve para medir el grado de utilización de las herramientas que, formando parte del paquete de Google, están a disposición de los empleados para llevar a cabo su trabajo.

Además de ayudarnos a saber si las herramientas se están utilizando o no, podremos saber cómo ser más productivos y también conocer el grado de colaboración que hay a través de, por ejemplo, documentos compartidos o Hangouts.

Una vez se obtienen esos Insights (o percepciones), el objetivo es reaccionar constructivamente para mejorar el aprovechamiento por parte de los usuarios. A lo mejor debemos reforzar la formación, o quizás la concienciación; las medidas que se tomen dependerán de cada colectivo. Poner en sus manos estas herramientas de G Suite, que son nativas digitales y que han nacido en la nube para fomentar el trabajo cloud supone un gran salto si las comparamos con las herramientas legacy, on-premise.

Cómo ser más productivo impulsando el cambio cultural

La capacidad de contribuir de forma colaborativa editando documentos en tiempo real accediendo a repositorios comunes de documentos, o participar en reuniones online (entornos con pantallas compartidas, videoconferencia o tan sólo voz) requiere no sólo de herramientas capaces de soportarlo, sino de que los empleados se adapten y transformen sus hábitos de trabajo. Es un cambio cultural importantísimo para el éxito de iniciativas de innovación orientadas a eliminar los almacenes de información en las organizaciones.

Porque cuando hablamos de transformación digital de los negocios, nos referimos a un concepto transversal que no sólo debe ocupar a los departamentos de TI, sino a toda la organización; aplicando recursos novedosos conseguiremos elevar la productividad y abandonar prácticas de tiempos pasados.

Ese cambio cultural comienza con una formación adecuada para cada rol de usuario, sigue con un tiempo de adaptación y precisa un seguimiento. ¿De qué nos valdría si no toda la inversión realizada? Ese seguimiento necesitará de métricas reales, y no de percepciones subjetivas. Para eso contamos con la ayuda de Work Insights, que nos ayudará a acelerar la adopción de un revolucionario entorno de colaboración.

¿A qué afecta Work Insights?

La herramienta tiene un impacto directo en Gmail, Drive, Calendar, Docs, Sheets, Slides y Hangouts. Los nuevos análisis nos van a permitir revisar tendencias sobre la utilización de ficheros compartidos (Drive), sobre la edición colaborativa (Docs, Sheets, Slides) y sobre las reuniones online para impulsar la fluidez de la información en el trabajo en equipo.

Se podrán ver informes y gráficos de tres tipos de tendencias: adopción, colaboración y actividad. Y con ellos, confirmar qué herramientas se utilizan más.

Para proteger la privacidad de los usuarios, Work Insights agrega la información en bloques de 10 o más usuarios, además de estar restringido su acceso a nivel de administración de G Suite. Aun así, los grupos se pueden construir atendiendo a determinados departamentos, para asociar los resultados al comportamiento y necesidades de cada uno de ellos.

Por el momento esta funcionalidad está en fase beta para los clientes de G Suite Enterprise y G Suite Enterprise for Education, reservada para los Early Adopters que se apunten voluntariamente y ciertas características no estarán disponibles para clientes de la UE.

¿Quieres medir y mejorar la productividad de tu empresa? Como consultores de G Suite podemos ayudarte a conseguirlo. Contáctanos sin compromiso.

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