6 ejemplos de cómo Google Workspace cambia la vida de tus empleados y mejora tu organización

Con la pandemia del coronavirus, muchas empresas tuvieron grandes problemas para mantener su actividad. En muchos casos, estos problemas vinieron derivados de no contar con herramientas de gestión y productividad en la nube que permitieran teletrabajar, sin las funcionalidades o incluso los niveles de seguridad necesarios en estas circunstancias. En este contexto, los empleados acumulaban frustración y la organización veía cada vez más necesario el engagement de su fuerza laboral.

La lección quedó clara: las empresas comprobaron lo importante que es confiar en herramientas de productividad que permitan desarrollar modelos laborales híbridos (combinando teletrabajo y presencialidad), que faciliten la consecución del éxito empresarial pero también que permitan ser flexibles ante las demandas de sus empleados y alcanzar así su bienestar.

Según afirma Google en su reciente guía Create what’s next: The future of collaboration and productivity, aquellas organizaciones que deseen potenciar sus capacidades de productividad y colaboración deberán apostar por tres estrategias básicas: 

• Hacer realidad el trabajo desde cualquier lugar con soluciones flexibles
• Brindar a las personas herramientas útiles para maximizar su impacto
• Habilitar el intercambio de conocimientos y la conexión humana

Aplicando estas tres estrategias, las empresas pueden mejorar la productividad y fomentar la innovación al tiempo que satisfacen mejor las necesidades actuales y futuras de sus clientes y empleados.

Colaboración flexible = Mayor engagement y productividad

Los empleados digitales desean trabajar de manera autónoma, pero sin que ello suponga su aislamiento del resto de personas de la organización. Por ello, valoran conceptos como colaboración y flexibilidad, y creen que el trabajo en equipo conduce a una mayor productividad y resultados más sólidos (el estudio de Google lo confirma).

Con la colaboración cada vez más presente, las empresas con visión de futuro están tomando decisiones para:

• Recompensar los esfuerzos del grupo
• Fomentar la comunicación y la coordinación entre departamentos
• Pasar de los modelos jerárquicos de gestión a las redes de equipos

Ya que estamos en un mundo cada vez más global y conectado, tanto las empresas como las nuevas herramientas de colaboración han de permitir que los empleados participen sin obstáculos ni limitaciones de ubicación, función, experiencia, idioma o dispositivo. Disponer de funciones como los subtítulos en varios idiomas en las videoconferencias, o la capacidad de cambiar entre dispositivos sin degradar la experiencia, ayudan a reforzar la equidad de colaboración.

Con las enseñanzas aprendidas durante la pandemia de la COVID-19, la tendencia generalizada es que tanto los empleados como las organizaciones buscan modelos de colaboración mucho más flexibles que antes.

Las herramientas tecnológicas están evolucionando constantemente para responder a esta necesidad y anticiparse a potenciales requerimientos en el futuro, como sucede con la suite de productividad y colaboración Google Workspace (antes G Suite).

Esta solución permite que equipos muy distantes geográficamente funcionen como un equipo, gracias tanto a videoconferencias (por ejemplo, Google Meet) en las que los miembros interactúan cara a cara así como a pizarras digitales en las que se apoyan las sesiones de brainstorming de equipo.

Según el estudio de Google, en este proceso de flexibilización hacia modelos de teletrabajo e híbridos, las organizaciones están ofreciendo a sus empleados herramientas de videoconferencia (81%), nuevos equipos informáticos (74%) y herramientas de conectividad como redes privadas virtuales (VPN) o dispositivos móviles (73%). 

Ejemplos de mejora con Google Workspace

Ejemplo 1. Hijos enfermos

Situación: Tu hijo/a está enfermo y tienes que cuidar de él en casa.

Sin herramientas de colaboración flexible: Lo común era que el padre o madre encargado del cuidado del hijo tuviera que perder un día de trabajo, y que tuviese que ponerse al día de lo sucedido en su vuelta a la oficina. 

Con herramientas de colaboración flexible: Cuidar de un hijo enfermo no supone perder el día y tener que asumir más tareas a la vuelta a la oficina. Al contrario. El empleado puede seguir a distancia con su actividad normal, como por ejemplo participar en videoconferencias decisivas mientras el pequeño/la pequeña descansa. 

Ejemplo 2. Formación a equipos con distancia geográfica

Situación: Es necesario impartir formaciones de negocio a equipos de la empresa que están en diferentes oficinas.

Sin herramientas de colaboración flexible: La persona encargada de la formación debía desplazarse físicamente a las distintas oficinas, perdiendo jornadas laborales en desplazamientos y acumulando fatiga. 

Con herramientas de colaboración flexible: Gracias a herramientas como Google Meet y desde su propio lugar de trabajo, el formador/la formadora puede impartir al mismo tiempo una misma formación a todos los empleados de las diferentes oficinas. Esta herramienta le permite comprobar sus reacciones y responder a sus dudas en tiempo real. El formador o formadora aumenta su engagement con la organización, y esta se ahorra un importante dinero en desplazamientos.  

Ejemplo 3. Trabajar varias personas sobre un mismo documento 

Situación: Los miembros de un equipo de trabajo deben editar un documento en común.

Sin herramientas de colaboración flexible: Este documento circula en email en múltiples direcciones, lo que comporta un caos en cuanto al control de las versiones y al documento final que se entrega.

Con herramientas de colaboración flexible: Una solución como Google Docs permite que varias personas trabajen sobre un mismo documento compartido, y existe un control de cambios automático. De esta manera no hace falta estar enviando constantemente este documento por correo electrónico ni renombrar las diferentes versiones.

Ejemplo 4. Participación en reuniones

Situación: Cuesta que los empleados se inscriban en las reuniones, y se dedica bastante tiempo en la convocatoria

Sin herramientas de colaboración flexible: El convocante suele tener que dedicar bastante tiempo a la convocatoria de reunión, y no siempre se garantiza la asistencia de los convocados.

Con herramientas de colaboración flexible: Las herramientas de comunicación de Google Workspace permiten convocar reuniones con gran facilidad, incluso inmediatas cuando surge la necesidad en una conversación de chat. Estas herramientas convierten con gran rapidez y facilidad mensajes directos y chats grupales en videollamadas.

Ejemplo 5. Comunicación entre empleados de diferentes niveles jerárquicos u oficinas

Situación: La comunicación entre trabajadores de diferentes centros de trabajo o incluso de diferentes niveles jerárquicos es anecdótica.

Sin herramientas de colaboración flexible: Apenas hay posibilidades de comunicación entre empleados de diferentes grupos u oficinas.

Con herramientas de colaboración flexible: Herramientas como Google Meet (videoconferencia) y Google Chat (chats grupales) facilitan que los empleados se puedan conectar unos con otros sin importar su jerarquía en la organización o su situación geográfica. Este hecho fomenta la implicación de los empleados en el proyecto de la empresa, y cohesiona los equipos.

Ejemplo 6. Toma de decisiones basadas en colaboración

Situación: Es necesario tomar una decisión rápida y conjunta, pero cuesta que los empleados se mojen.

Sin herramientas de colaboración flexible: Al ser tan complicada la toma de decisiones conjuntas, se toma como referencia la opinión de uno de los miembros. Esta no tiene por qué coincidir con la opinión general de los miembros del equipo, lo que supone un riesgo.

Con herramientas de colaboración flexible: Las herramientas de comunicación de Google Workspace, como Google Meet, permiten que un empleado dé a conocer las diferentes opciones para seleccionar y empezar a recoger votos en cuestión de segundos. El sistema de votación es mucho más dinámico y atractivo para todos los miembros del grupo, por lo que las decisiones son mucho más rápidas y adecuadas al sentir general del equipo. 

En Intelligence Partner, como Premier Partner de Google, acumulamos un importante expertise en Google Workspace. Sabemos y hemos comprobado en numerosos proyectos que se trata de una solución que mejora la forma de trabajar de las organizaciones, impulsando la colaboración en todos los niveles, y que representa un importante hito en su proceso de transformación digital.

Nuestros expertos están a tu disposición para mostrarte las enormes ventajas de Google Workspace para tu organización, tus empleados e incluso tu modelo de negocio.

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