5 consejos para mejorar el rendimiento de Tableau Server

Business Intelligence

Para todos aquellos que desconozcan qué es Tableau Server, se trata de una poderosa solución de colaboración utilizada para distribuir de forma ágil y sencilla informes y libros de trabajo creados por los usuarios desde su aplicación de Tableau Desktop.

Por otro lado, si ya utilizas Tableau Server en tu organización seguro que te gustaría conocer cómo optimizar el rendimiento de esta potente herramienta de análisis cuya gestión puede volverse lenta cuando se trabaja con grandes volúmenes de datos.

Debido a  que normalmente Tableau Server da servicio a un gran número de departamentos, sedes, países, etc de una misma empresa, surge la necesidad de mantener  su  rendimiento y escalabilidad a medio-largo plazo. A continuación te recomendamos 5 sencillos pasos para ayudarte a mejorar el rendimiento de Tableau Server :

1. Si tienes “Directorio Activo” , utilízalo desde el comienzo

Existen únicamente dos formas de logarse en Tableau Server:

  • Utilizando el sistema de acreditación local donde Tableau guarda todas las credenciales de cada usuario internamente.
  • Utilizando un directorio activo

Tableau Server asigna un propietario a cada contenido. Por consiguiente, todo el contenido creado mientras utilizamos una acreditación en local será propiedad de cada usuario local. Si por el contrario activamos el directorio activo, ningún usuario será propietario individualmente del contenido creado, si no que todos los usuarios y pasarán a estar accesible  en el directorio Activo. De esta manera, cualquier usuario podrá acceder al mismo entorno de Tableau server y visualizar todos los contenidos creados por los distintos miembros del equipo.

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2. Utilizar permisos por rol de usuario (perfil funcional)

Esta opción permite ahorrar incontable tiempo a las empresas en la administración de permisos sobre todo cuando el volumen de usuarios a administrar es elevado o está en continuo ascenso.

Consiste en la creación de grupos basados en el uso o utilización que hacen de la información en lugar de crear divisiones por departamentos o áreas de gestión empresarial lo que ayudará a la escalabilidad de la herramienta. Por ejemplo, dentro de una misma compañía podríamos encontrar dos tipos diferenciados de perfiles:

  • Generadores de informes: Aquellos individuos que tienen como función crear informes y compartir su contenido con el resto de los miembros de la empresa.
  • Consumidores de informes: Dentro de este grupo se encuentran todos los trabajadores de distintos departamentos (financiero, operaciones, legal, comercial…) interesados en interactuar con la información contenida en aquellos informes que versan sobre sus respectivos departamentos pero sin ser ellos mismos los que los crean.

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3. Entender y monitorizar los extractos de Tableau

Los extractos de Tableau son una herramienta muy útil y potente cuando se utilizan correctamente.

Una vez creados los extractos, es posible refrescar la información (generar una actualización) con la periodicidad deseada por el usuario de la plataforma. De esta manera la información contenida en cada extracto irá aumentando con la evolución del negocio.

No obstante, hay que intentar mantener los extractos lo más optimizados posible evitando el almacenamiento de información irrelevante para nuestros análisis, que sin embargo aumenta el consumo de recursos y ralentiza el refresco de los informes innecesariamente.

Algunos consejos para normalizar y homogeneizar la información contenida en los extractos son:

  • Ocultar columnas inutilizadas: Tableau permite seleccionar aquellas columnas que sean de utilidad para el extracto y ocultar el resto.
  • Incluir únicamente aquella información hasta el máximo nivel de detalle que queramos que aparezca en las vistas de los informes creados: Esto es, si en un informe sólo se va a analizar la información por meses y semanas o días, conviene no incluir en el extracto aquellos datos relativos a años, bienios, etc., aunque dispongamos de ellos.

Siguiendo estos consejos es posible reducir considerablemente el tamaño de los extractos de varios GB a apenas unos MB, y consiguiente, mejorar el rendimiento de Tableau Server. En la imagen siguiente se puede apreciar un claro ejemplo de un extracto pasó de tener 3.5 GB a solo 7.6 MB y redujo el número de columnas mostradas de 215.000 a solo 64 columnas.

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Consiguiendo el mismo resultado con ambos extractos.

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4. Garantizar un alto rendimiento y disponibilidad de la información

Para muchos clientes, la necesidad de contar con información en tiempo real y la posibilidad de acceder a los datos en caso de producirse algún fallo o anomalía es su principal preocupación. Gracias a que los extractos y el repositorio de datos en Tableau cambia rápidamente, es posible garantizar la protección del sistema ante fallos con mayores garantías que las que ofrecen las habituales copias de seguridad.

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5. Implementar filtros de usuario

En ocasiones, los desarrolladores de informes han de crear diferentes versiones de una misma visualización debido a los distintos permisos de acceso a la información asociados a cada usuario. Esto causa una enorme pérdida de tiempo y esfuerzo consumiendo muchos más recursos.

Por el contrario, mediante la utilización de filtros de usuario, es posible controlar qué usuarios ven cada dato, pudiendo así crear vistas más flexibles, permitiendo a cada usuario acceder únicamente a aquella información a la que está autorizado sin necesidad de replicar un mismo informe para cada usuario o grupo de usuarios.

Pero ¿cómo funcionan estos filtros?…Tableau reconoce al usuario una vez ha iniciado sesión y aplica una lógica propia para determinar qué columnas de datos pueden ser visualizadas por ese concreto usuario. La lógica de filtrado puede ser muy simple “Si” o “No” , puede basarse en las características de los datos o en otras dimensiones como el departamento al que pertenece el usuario.

Esperamos que estos consejos os resulten útiles para la mejora del rendimiento de vuestra infraestructura de Tableau Server. Para más información sobre Tableau Software y los servicios ofrecidos por Intelligence Partner contacta con nosotros.

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