Vocento mejora su comunicación interna gracias a G Suite

'G Suite nos ha abierto los ojos hacia otra nueva forma de trabajar.' —Raquel Laina, Responsable Oficina de Proyectos y Gestión del Cambio

Grupo Vocento-G-Suite

LA EMPRESA

Vocento es el grupo de comunicación multimedia número 1 en prensa y líder en España gracias a su extensa presencia en prácticamente todas las provincias del país.

Cuenta con publicaciones tan conocidas como el diario ABC, el Correo, el Diario Vasco, el Norte de Castilla y un largo etcétera. Si bien también tiene presencia digital y audiovisual. Actualmente, el Grupo Vocento está formado por más de 100 empresas.

EL RETO

‘G Suite nos ha permitido abordar una transformación cultural enfocada en mejorar la comunicación y colaboración entre las sociedades del grupo. La edición colaborativa nos permite optimizar nuestros procesos internos y tener una gestión documental homogénea, rápida y eficaz. El soporte y la profesionalidad de Intelligence Partner ha sido clave durante para abordar con eso el proceso de migración.’ —Raquel Laina, Responsable Oficina de Proyectos y Gestión del Cambio

El proyecto surgió como un plan de transformación del gran conglomerado de sociedades locales que forman parte del grupo de medios. Fue una iniciativa centralizada enfocada no sólo en la transformación digital sino hacia una filosofía de trabajo colaborativo.

El objetivo era sobre todo mejorar la colaboración entre las sociedades del grupo, no sólo dentro de cada una de las sociedades en sí. Los mayores retos en este sentido se afrontaron en las áreas de  gestión documental y comunicación, que son las partes a las que hoy en día se les está dando más peso.

LA SOLUCIÓN

La transformación empezó con el uso de G Suite por parte del equipo de tecnología de proyectos, extendiéndose posteriormente al resto de sociedades del grupo.

Intelligence Partner asesoró al Grupo Vocento para su proyecto de transformación digital en la compañía, destacando G Suite como solución para integrar varios casos de uso internos y adaptarlos a la nube.

El proyecto de transformación se inició con una de las cabeceras del Grupo Vocento, en concreto, Diario La Rioja. Este último fue la referencia del grupo para aprender y replicar la metodología en el resto de cabeceras.

Se detectaron dos casos de uso donde G Suite facilita la comunicación entre redactores y fotógrafos para el modelo de previsión de noticias a cubrir los próximos días.

Además, optimizamos con la plataforma la comunicación para el departamento de Televisión, mejorando el sistema de comunicación a través de documentos colaborativos en tiempo real, lo que reducía el tiempo de comunicación y garantizaba tener una única versión del documento.

En paralelo, se fue realizando la migración del correo de la cabecera a Gmail. Durante este proceso se realizaron varias sesiones de formación y gestión del cambio para asegurar la adopción de la plataforma por parte de los empleados de la mejor forma posible.

El proceso de implantación consistió en:

  • Planificación diseño funcional y estrategia core IT
  • Sesiones de identificación de casos de uso
  • Early Adopters
  • Ejecución
  • Formación
  • Puesta en marcha

El proceso de transformación digital para el Diario La Rioja se terminó satisfactoriamente y sirvió de modelo internamente en la compañía para replicarlo en el resto de cabeceras del Grupo Vocento.

LOS RESULTADOS

‘G Suite nos ha abierto los ojos hacia otra nueva forma de trabajar. La colaboración entre equipos de distintas sociedades ha mejorado sustancialmente gracias a Google Meet y la edición colaborativa a través de Google Drive y hemos ganado en seguridad en la gestión de la información.’ comenta Raquel.

Algunos de los ejemplos de los beneficios obtenidos con G Suite son:

  • Importante reducción del tráfico de correos electrónicos a través del uso Hangouts.
  • Mejora de la comunicación y disminución de costes de desplazamiento gracias a Google Meet que se utiliza para cosas tan variadas como la realización de formación, coordinación de proyectos con equipos distribuidos geográficamente, soporte más personalizado, comunicación con terceros o incluso actividades de recruiting.
  • Transformación de los procesos, para lo cual la compartición de la información en un repositorio en la nube, accesible desde cualquier sitio, con documentos en los que trabajan varias personas a la vez, ha sido una de las principales palancas.
  • Ahorros de costes mediante:
    • Disminución en el número de licencias, puesto que gracias a los grupos de correo ahora la cantidad de las mismas es menor.
    • Ahorro en el coste de almacenamiento a través del uso de Drive, disminuyendo drásticamente la necesidad de los servidores locales.

El grado de satisfacción con Google Cloud es tan alto que ya hay planes para abrirse a las posibilidades que ofrece Google Cloud Platform sobre todo de cara a desarrollos de automatización comenzando con las APIs de Drive en el área de gestión documental hasta el inventario en vídeo con las posibilidades que ofrece Cloud Storage y Machine Learning para por ejemplo acceder al inventario con un buscador inteligente.

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