Introduciendo nuevas herramientas empresariales para Google Drive

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Google Drive siempre ha facilitado a los usuarios individuales guardar, compartir y sincronizar archivos de una manera segura. Pero a medida que las grandes compañías se pasan a la nube, hay más cosas en las que pensar. como el riesgo de brechas de seguridad, migraciones irregulares, y compatibilidad con las herramientas heredadas. El equipo de Google ha estado trabajando duro para solventar estas dificultades. Es por esto que se han introducido nuevas y poderosas funcionalidades a Drive que pueden ayudar a tu organización:

  • Crear, compartir y trabajar con confianza en equipo con Team Drives
  • Mantener el control de información sensible para la compañía con Google Vault para Drive
  • Migrar fácilmente a la nube con la última adquisición de Google: AppBridge
  • Trabajar sin problemas con las herramientas que ya se están utilizando con Drive File Stream
  • Acceder inmediatamente a archivos relevantes con Quick Access, ofrecido por Google Machine Intelligence

Team Drives (Unidades de Equipo): trabaja con tus compañeros en la nube con confianza

La mayoría de servicios de almacenamiento en la nube no fueron creados para manejar la explosión de archivos que ahora se crean y comparten en la nube, porque fueron diseñados inicialmente para usuarios individuales, no para equipos. Con esta cantidad de datos compartidos, los administradores necesitan más control para mantener los datos seguros y los equipos necesitan sentirse seguros trabajando juntos. Las unidades de equipo ofrecen la seguridad, estructura y facilidad de uso que las empresas necesitan facilitando los siguientes aspectos:

  • Añadir nuevos miembros. Puedes administrar los miembros del equipo individualmente o con Google Groups y darles acceso instantáneo a las unidades de equipo (o Team Drives) pertinentes.
  • Mantener el control de tus archivos si un miembro del equipo se va. Las unidades de equipo son una propiedad conjunta del equipo, lo que significa que cualquier cosa que se añada a las unidades de equipo se quedará ahí sin importar quien entra o sale. Como dice  Troy McKim de Whirlpool Corporation, “Si guardas archivos para un proyecto en unidades de equipo, ya no tendrás que preocuparte por si se pierden, son movidos o deben ser reasignados a otro propietario.”
  • Entender y manejar permisos compartidos. Los miembros del equipo verán automáticamente los mismos archivos sin importar quién los añada y los organice. Puedes también administrar los permisos compartidos definiendo las restricciones para editar, comentar, organizar o borrar archivos.
  • Administrar y ver unidades de equipo como un administrador. Los administradores pueden ver las unidades de equipo para un usuario y añadir nuevos miembros si es necesario: “las unidades de equipo también reducen el tiempo en el que un miembro entra en el equipo y puede empezar a ser efectivo en su nuevo puesto”, dice McKim.

Las unidades de equipo generalmente están disponibles para todos los clientes de G Suite Business, Education y Enterprise. Configura las Unidades de Equipo para tu organización.

Información adicional para los administradores de G Suite

Es necesario activar la creación de unidades de equipo en la consola de Administración (Applicaciones > G Suite > Drive y Documentos > Configuración de uso compartido > Crear Unidades de Equipo) antes de que nadie en tu organización pueda crear unidades de equipo.. Podrás activar la creación de unidades de equipo para tu dominio o para unidades específicas. Google recomienda usar esta opción para desplegar las unidades de equipo para tus usuarios de la manera más apropiada para tu organización.

Si desactivas la creación de unidades de equipo pero permites a los usuarios recibir archivos desde fuera de tu organización, los usuarios siguen pudiendo ser unidos a unidades de equipo creados por usuarios en otras organizaciones. Por lo que podrán ver las unidades de equipo en Drive y acceder sus archivos.

NOTA: Google planea activar automáticamente la creación de unidades de equipo para todos los clientes de G Suite a los que aplique, a partir del 1 de Enero de 2018.

Más información:

Centro de ayuda – Gestionar las Unidades de Equipo

Centro de aprendizaje G Suite: Drive (en inglés)

Detalles del lanzamiento:

El lanzamiento ha sido realizado para dominios Rapid Release y Scheduled Release.

Disponible solo para ediciones de G Suite Business, Enterprise, Nonprofits y Education

Despliegue gradual

Impacto: Administradores y usuarios finales

Google Vault para Drive: nuevos controles de administrador avanzados para el cumplimiento de datos

Gestionar el ciclo de vida de los datos de los archivos (como qué archivos se mantienen o eliminan) es complicado y lleva mucho tiempo. Sin embargo, garantizar el cumplimiento de las políticas de datos de tu empresa es esencial y los errores pueden llevar a grandes costes legales. Por este motivo, se ha añadido Google Vault para Drive, que ya ofrece funciones de búsqueda y exportación.

Las nuevas funcionalidades de Google Vault para Drive ofrecen a los administradores los controles de gestión que necesitan para administrar y proteger todos sus archivos, tanto para los Drive de empleados como en las unidades de equipo (Team Drives). Estas nuevas características permiten a los administradores establecer políticas de retención que mantienen automáticamente lo que necesitan y descartan lo que no es necesario. Por ejemplo, es posible que se necesite establecer una retención legal en archivos que son críticos para un determinado caso legal.

Con potentes herramientas de protección de datos, Google Vault para Drive garantiza que los administradores tengan control total de los datos de su empresa en la nube. Google Vault para Drive está ya disponible para todos los clientes de G Suite Business, Enterprise y Education.

Información adicional para los administradores de G Suite

Consultar el artículo dedicado (en inglés) para obtener más información sobre las funciones de Vault para Drive.

AppBridge: moverte a la nube de forma fácil

Migrar a la nube puede ser complejo. No son solamente tus archivos los que necesitan ser migrados, los permisos también tienen que configurarse correctamente; el contenido necesita ser reorganizado y algunos datos probablemente necesiten ser archivados. Para superar estos retos, Google ha anunciado la adquisición de AppBridge, una herramienta de migración de G Suite a nivel empresarial que ayuda a las organizaciones a migrar sin problemas la información de soluciones alojadas en sus instalaciones (on premise), basadas en la nube, o híbridas a Google Drive.

Con AppBridge, tu empresa puede migrar archivos sin esfuerzo a G Suite desde tus servidores de archivos o contenido como SharePoint, o desde cualquier otra plataforma en la nube que puedas estar utilizando. Los permisos también se copian en la migración, lo que significa que el acceso a los archivos de los equipos se mantienen intactos y los datos se mantienen seguros. Google está trabajando junto con AppBridge para incorporarlos al equipo de G Suite.

Drive File Stream: trabaja sin romper tus procesos de negocio

Después de migrar a la nube, deberías tener un acceso fácil a todo tu contenido usando las herramientas y procesos existentes. Mientras que otras soluciones de la nube usan sincronizadores tradicionales y lentos y que requieren mucho espacio en el disco duro, Drive File Stream, disponible ya en el programa EAP (Early Adopter Program), que permite a los equipos pasar archivos directamente desde la nube al ordenador. Esto significa que se podrá acceder a todos los datos de la empresa directamente desde el portátil incluso aunque no tenga mucho espacio en el disco duro.

Drive File Stream te permite:

  • Acceder, buscar y administrar archivos desde tu ordenador en segundos.
  • Obtener los archivos necesarios y hacer que estén disponibles para un posterior uso offline.
  • Acceder a tu trabajo incluso más rápido, debido a que tus archivos más utilizados estarán disponibles en segundo plano de forma inteligente.
  • Evitar el riesgo de que los usuarios descarguen todo el contenido de la empresa en sus discos duros.

Acceso rápido (Quick Access) para equipos: aprovecha al máximo tu contenido con Inteligencia Artificial

Has migrado todo tu contenido a la nube. Ahora, es el momento de que el poder de la nube trabaje por ti. El acceso rápido de Drive ahora funciona con Unidades de Equipo (Team Drives) en iOS y Android, y pronto en la web. El acceso rápido está potenciado con la Inteligencia Artificial de Google, la misma tecnología que se utiliza en las respuestas inteligentes de Gmail y la función de Explorar de las Hojas de Cálculo, lo que significa que los empleados pueden ahorrar tiempo tomando decisiones más inteligentes porque el conocimiento será mostrado a las personas correctas en el momento preciso. El acceso rápido predice de forma inteligente y muestra archivos basándose en:

  • Quién es la persona con quien más se comparte.
  • Cuando ocurren reuniones relevantes.
  • Qué archivos son usados en horas específicas durante el día.
  • Y muchos otros

Información adicional para los administradores de G Suite

Disponible en la aplicación Drive Android desde septiembre, el acceso rápido también se puede utilizar en dispositivos iOS.

Detalles del lanzamiento:

El lanzamiento ha sido realizado para dominios Rapid Release y Scheduled Release.

Despliegue completo

Impacto: usuarios finales

 

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