Novas funcionalidades em Calendário da Google

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Administra as salas de reuniões de maneira eficiente com as estatísticas e a liberação automática de salas de reuniões

A Google queria ajudar as empresas a aproveitar ao máximo seu espaço. Para fazer isso, eles reuniram todas as funções relacionadas com a administração de edifícios e recursos em um lugar específico do Console de Administração. Adicionalmente, o Google incorporou duas ferramentas novas, as estatísticas e a liberação de salas de reuniões, para te ajudar a entender a utilização dos recursos de sua empresa e otimizar a ocupação.

Um único lugar para a administração de edifícios e recursos

Agora, todas as funções relacionadas à administração de edifícios e salas se encontram reunidas em um ponto de acesso novo e mais chamativo do Console de Administração chamado “Edifícios e recursos”. Você pode acessar diretamente a partir da tela principal ou mediante o Diretório > Edifícios e recursos no menu de navegação.

Liberação de salas de reuniões com base em eventos rejeitados

De acordo com um estudo interno da Google, até 40% das salas reservadas não são utilizadas. Para ajudar seus usuários a reivindicar as salas não utilizadas, agora a Google libera de maneira automática as salas de reuniões, se todos, exceto um dos convidados, rejeitarem o convite do Calendário da Google. Quando a sala é liberada, o organizador do evento recebe um e-mail informando-o da mudança e sugerindo a reprogramação ou exclusão da reunião.

Para habilitar esta função para as salas estruturadas no Console de Administração, navegue até seus recursos e selecione as salas nas quais deseja habilitar a liberação. Em seguida, clique em “EDITAR” e ative as liberações de salas de reuniões com base no Calendário de sua escolha.

Leve em consideração que a liberação de salas de reuniões está disponível unicamente para as edições de G Suite Business, Enterprise, Enterprise for Education e Education, e pode ser habilitada somente para as salas estruturadas categorizadas como “SALA_DE_CONFERÊNCIA”.

Painel de estatísticas das salas

O Google também agregou um painel de controle novo para as estatísticas das salas no Console de Administração. Aqui, você pode consultar os seguintes dados (entre outros):

  • As salas reservadas com maior e menor frequência
  • A taxa de utilização e reserva das salas nos diferentes fusos horários e tamanhos de salas
  • A quantidade de salas que podem ser liberadas de maneira automática com a função de liberação de salas de reuniões de Calendário

Você pode filtrar esses dados por edifício, piso, sala, capacidade ou funções, ou período de tempo para obter maior nível de detalhe.

Através destes relatórios, você pode tomar melhores decisões sobre melhorias em seu local de trabalho e fornecer indicadores sobre onde investigar mais. Aqui estão alguns exemplos de estatísticas:

  • Quais são as salas mais populares?
  • Quais salas são utilizadas menos ou mais que o recomendado?
  • Quais tamanhos de salas são mais populares?
  • Que equipe impulsiona o uso das salas? Em qual equipamento audiovisual você deve investir mais?
  • Quais são os melhores horários para o agendamento de reparos e trabalho de manutenção?
  • Em quais horários as salas são mais reservadas? Você pode instruir os membros de sua empresa para alterarem os horários em que programam as reuniões?

Você pode acessar este painel de controle no Console de Administração na seção “Edifícios e recursos”.

Neste lançamento, também foi incorporado um novo privilégio de administrador, “estatísticas de salas”, com o qual você pode conceder direitos somente para ver este painel de controle e outros recursos para outros administradores ou para seus gerentes de instalações especializadas.

Considere que estes dados estão disponíveis para recursos estruturados.

Mais informações:

Central de ajuda – Configurar edifícios, características e outros

Central de ajuda – Alterar recursos estruturados

Central de ajuda – Efeitos de uso de recursos estruturados

Guia detalhada – Como estruturar recursos de Calendário do Google

Central de ajuda – Sobre as funções de administrador

Detalhes do lançamento:

O lançamento tem sido realizado para domínios Rapid Release e Scheduled Release.

Edições:

  • Estatísticas de salas: Disponíveis para todas as edições do G Suite
  • Liberação de salas de reuniões: Disponível somente para as edições do G Suite Business, Enterprise, Enterprise for Education e Education

Desenvolvimento completo.

Impacto: Administradores e usuários

Permitir que o Calendário da Google sugira salas de reuniões de forma inteligente

Este ano a Google anunciou uma nova função de Calendário que, com a ajuda da IA da Google, pode sugerir automaticamente salas para suas reuniões com base na localização dos convidados. No mês passado, o Google lançou esta função junto com maneiras novas e mais simples de atualizar a localização principal de trabalho dos usuários do seu domínio.

Atribuir locais principais de trabalho

Como administrador, você pode agregar informação sobre a localização principal de trabalho de todos os usuários. A localização principal de trabalho é o endereço do escritório ou o edifício onde o usuário passa a maior parte do tempo onde se encontra seu escritório ou equipe principal. No caso dos usuários que não têm um escritório principal, o local de trabalho pode ser configurado como “Trabalho remoto”.

Se você conhece o local de trabalho de todos os seus usuários, você pode atualizar esta informação por meio do GCDS ou a API do Directory.

Se não conhece o local dos usuários, você pode permitir que os funcionários estabeleçam por conta própria. Simplesmente acesse o Console de Administração e clique em Aplicativos > G Suite > Diretório > Edição de perfis e, em seguida, selecione “Local de trabalho”.

Quando você habilitar esta configuração, ocorrerá o seguinte:

  • O Calendário tentará inferir o local dos usuários. O Calendário pode basear-se na atividade anterior de reserva de salas para buscar o edifício e o piso do usuário e configurá-lo automaticamente. Ele também pode detectar alterações no comportamento de reserva de salas para deduzir quando o local de trabalho foi modificado (por exemplo, se o escritório mudou) e sugerir que o usuário atualize sua localização.
  • Os usuários podem atualizar sua localização principal de trabalho por conta própria. Os usuários podem estabelecer e atualizar sua localização na configuração do Calendário.

Lembre-se de que, se você quiser estabelecer a localização principal de trabalho dos usuários, primeiro, deve inserir as informações dos edifícios e plantas do seu domínio.

Sugestões automáticas de salas

As sugestões automáticas de salas podem ajudar as pessoas que organizam reuniões a reservarem salas de cortesia para todos os convidados de qualquer local, o que permite eliminar atritos e promover a tranquilidade quando se planejar eventos. Depois que a localização dos usuários for adicionada, estes começarão a visualizar as sugestões de salas de forma instantânea.

Neste lançamento o Google incluiu uma nova tela de reserva de recursos e salas otimizadas que sugere a melhor sala disponível para cada assistente de forma inteligente. Esta sugestão se baseia na localização do edifício e do andar, no histórico de reservas anteriores, nas necessidades de equipamento de áudio e vídeo, e nos requisitos de capacidade de sala de cada um dos assistentes.

Neste guia, os critérios que foram levados em consideração para sugerir uma sala são exibidos. Os usuários podem modificar estes critérios para adaptá-los às suas necessidades.

Para poder usar esta função, os administradores devem adicionar informações detalhadas sobre as salas de reuniões em Calendário e os usuários devem ter uma localização de trabalho configurada.

Mais informações:

Central de ajuda – Configura a sugestão automática de salas

Central de ajuda – Configurar edifícios, características e outros

Central de ajuda – Efeitos do uso de recursos estruturados

Central de ajuda – Calendário

Guia detalhada – Como estruturar recursos do Calendário da Google

Detalhes do lançamento:

O lançamento tem sido realizado para domínios Rapid Release e Scheduled Release.

Disponível para todas as edições do G Suite

Desenvolvimento completo.

Impacto: Administradores e usuários

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