Vocento melhora sua comunicação interna graças ao G Suite

'G Suite abriu nossos olhos para uma nova maneira de trabalhar.' —Raquel Laina Chefe do Escritório de Projetos e Gestão de Mudança

Grupo Vocento-G-Suite

A EMPRESA

Vocento é o grupo número 1 de comunicação multimídia na imprensa e líder na Espanha graças a sua extensa presença em praticamente todas as cidades do país.

Conta com publicações bem conhecidas como o jornal ABC, o Correo, o Diário Vasco, o Norte de Castilla e muitos outros. Embora também tenha presença digital e audiovisual. Atualmente, o Grupo Vocento é composto por mais de 100 empresas.

O DESAFIO

‘G Suite nos permitiu abordar uma transformação cultural focada em melhorar a comunicação e colaboração entre as sociedades do grupo. A edição colaborativa nos permite otimizar nossos processos internos e ter uma gestão documental homogênea, rápida e eficaz. O suporte e o profissionalismo do Intelligence Partner tem sido fundamental durante o processo de migração.’Raquel Laina, Chefe do Escritório de Projetos e Gestão de Mudança

O projeto surgiu como um plano de transformação do grande conglomerado de empresas locais que fazem parte do grupo de mídia. Foi uma iniciativa centralizada, focada não só na transformação digital, mas também em uma filosofia de trabalho colaborativo.

O objetivo era sobretudo melhorar a colaboração entre as empresas do grupo, não apenas dentro de cada uma das empresas. Os maiores desafios neste sentido foram enfrentados nas áreas de gestão documental e comunicação, que são as partes que estão sendo mais valorizadas hoje.

A SOLUÇÃO

A transformação começou com o uso do G Suite por parte da equipe de tecnologia de projetos, estendendo-se posteriormente para o restante das empresas do grupo.

A Intelligence Partner assessorou o Grupo Vocento para seu projeto de transformação digital na empresa, destacando o G Suite como solução para integrar vários casos de uso internos e adaptá-los à nuvem.

O projeto de transformação começou com uma das âncoras do Grupo Vocento, especificamente, Diario La Rioja. Esta última foi a referência do grupo para aprender e replicar a metodologia para as demais empresas.

Foram detectados dois casos de uso nos quais o G Suite facilita a comunicação entre redatores e fotógrafos para o modelo de previsão de notícias para os próximos dias.

Além disso, com a plataforma otimizamos a comunicação para o departamento de Televisão, melhorando o sistema de comunicação através de documentos colaborativos em tempo real, o que reduziu o tempo de comunicação e garantiu ter apenas uma versão do documento.

Em paralelo, era realizado a migração do email para Gmail. Durante este processo foram realizados várias sessões de treinamento e gestão da mudança para assegurar a adoção da plataforma por parte dos funcionários da melhor forma possível.

O processo de implantação consistiu em:

  • Planificação desenho funcional e estratégia core de TI
  • Sessões de identificação de casos de uso
  • Early Adopters
  • Execução
  • Treinamento
  • Start-up

O processo de transformação digital para o Diario La Rioja foi concluído com sucesso e serviu como modelo internamente na empresa para replicá-lo nas demais empresas do Grupo Vocento.

OS RESULTADOS

‘G-Suite abriu nossos olhos para uma nova maneira de trabalhar. A colaboração entre equipes de distintas empresas têm melhorado substancialmente, graças ao Google Meet e a edição colaborativa através do Google Drive e temos ganho em segurança na gestão da informação.’diz Raquel.

Alguns dos exemplos dos benefícios obtidos com o G Suite são:

  • Importante redução do tráfego de emails através do uso de Hangouts.
  • Melhoria da comunicação e diminuição de custos de deslocamento graças ao Google Meet que é utilizado para coisas tão variadas como a realização de treinamento, coordenação de projetos com equipes distribuídas geograficamente, suporte mais personalizado, comunicação com terceiros ou até mesmo atividades de recrutamento.
  • Transformação dos processos, para os quais o compartilhamento de informação em um repositório na nuvem, acessível desde qualquer lugar, com documentos nos quais várias pessoas trabalham ao mesmo tempo, tem sido uma das principais alavancas.
  • Economia de custos mediante:
    • Diminuição no número de licenças, já que graças aos grupos de email, agora a quantidade das mesmas é menor.
    • Economia no custo de armazenamento através do uso de Drive, diminuindo drasticamente a necessidade dos servidores locais.

O grau de satisfação com o Google Cloud é tanto que já existem planos de se abrir às possibilidades que o Google Cloud Platform oferece, especialmente em relação aos desenvolvimentos de automação, começando com os APIs do Drive na área de gestão documental até o inventário em vídeo com as possibilidades que o Google Cloud Storage e Machine Learning oferecem para, por exemplo, acessar o inventário com um mecanismo de busca inteligente.

Gostaria de ter mais informações