Como criar o melhor cenário para o teletrabalho e a comunicação interna

5 elementos para oferecer a melhor experiência aos funcionários remotos

Em 2019, um estudo realizado por Randstad indicou que 69% dos trabalhadores em nosso país preferem home office, mesmo que suas empresas não contemplem ainda essa opção. A pandemia do COVID-19 transformou esse cenário, superando a relutância de muitas organizações e tornando o home office um recurso essencial para os negócios.

As experiências durante esse período facilitarão a adaptação total do ambiente digital das organizações ao teletrabalho intensivo e promoverão definitivamente o uso de ferramentas de comunicação interna (por exemplo, LumApps) em organizações que oferecem essa modalidade de trabalho a seus funcionários. 

O trabalho a distância ou teletrabalho é hoje uma realidade graças aos constantes avanços em tecnologia e comunicações. Agora, os diretores podem gerenciar facilmente sua força de trabalho remota, garantindo sua produtividade e comprometimento com a organização.

No entanto, as empresas precisam mudar sua cultura para evoluir de ambientes com um componente significativo de interação física para outros focados na colaboração digital. Para muitos deles, é um grande desafio.

Nesse sentido, os especialistas da LumApps (Social Intranet) apontam 5 elementos-chave para criar as melhores condições para funcionários remotos:

1. Envolver a equipe

Seja sobre funcionários presenciais que trabalham pontualmente a distância, assim como novos colaboradores que irão teletrabalhar, a organização deve garantir que todas essas pessoas se alinhem aos objetivos empresariais e colaborem perfeitamente entre si.

Como engajar a todos os funcionários remotamente? Com proatividade. A organização deve antecipar o teletrabalho e garantir que os funcionários tenham as condições ideais para realizar sua atividade: garantir que eles tenham equipamentos e comunicação adequados em seu novo local, oferecer treinamento prévio sobre as soluções mais usadas em um ambiente de teletrabalho ou fornecer um mentor experiente que orienta o colaborador remoto são algumas das opções. Também é necessário garantir a coesão das equipes por meio de reuniões online.

2. Melhorar a comunicação

O envolvimento da equipe é fundamental, mas também é essencial que o trabalho remoto dentro da organização e as diferentes equipes de trabalho se beneficiem da máxima transparência, velocidade e eficácia na transmissão de informações.

Como otimizar o fluxo de informações? Primeiro, a organização oferece a seus funcionários uma plataforma de comunicação interna, como a LumApps. Você também deve fornecer informações com frequência por meio de boletins internos e incentivar reuniões por videochamada. Da mesma forma, a organização precisa analisar o feedback de seus funcionários em ambientes remotos para aplicar com rapidez e eficácia as melhorias necessárias. Por último, mas não menos importante, é necessário estabelecer políticas e diretrizes de segurança corporativa para trabalho remoto.

3. Garanta a colaboração

Ao criar um ambiente de trabalho remoto, a empresa deve levar em consideração que deve promover o trabalho em equipe neste novo ecossistema digital. Garantir a colaboração máxima entre os funcionários é essencial para a continuidade dos negócios e o sucesso subsequente.

Como garantir a colaboração interna? De duas maneiras. Por um lado, a empresa deve promover desde o início uma cultura de trabalho em equipe na organização. Para isso, é necessário oferecer espaços digitais para o trabalho comum (comunidades / fóruns internos) que facilitam a colaboração da equipe.

Por outro lado, a empresa deve apostar em ferramentas de produtividade e colaboração. Neste sentido, é indispensável:

• Disponha de soluções de escritório e de colaboração, como G Suite ou Office 365
• Implemente soluções de gerenciamento de projetos e tarefas para otimizar o trabalho
• Crie e organize um repositório digital de arquivos de equipe

4. Conectar a equipe

O homem é um animal social. Para trabalhadores remotos, é necessário que possa se reunir frequentemente de maneira virtual (e pessoalmente, quando possível): a interação gera motivação e aumenta a produtividade.

Como ter equipes conectadas e coesas? As empresas devem criar suas próprias redes de socialização, graças a recursos como comunidades digitais e redes sociais. Portanto, é mais importante do que nunca:

• Demonstrar reconhecimento aos trabalhadores remotos dentro da comunidade
• Incentivar chats grupais e conversas
• Realizar sessões de compartilhamento de conhecimento em equipe
• Organizar almoços virtuais ou happy hours
• Incentivar descansos virtuais

5. Progredir o tempo todo

O último elemento destacado pelos especialistas é baseado na necessidade de evoluir o ambiente de teletrabalho, tanto tecnológica quanto humanamente, enfatizando a experiência do funcionário.

Como evoluir constantemente? Para a otimização contínua do ambiente de teletrabalho já criado, os especialistas da solução de comunicação interna LumApps apontam que os gerentes das empresas devem trabalhar a inteligência emocional. Para isso, devem começar colocando-se no lugar dos funcionários remotos para experimentar o que sentem no dia-a-dia e promover um bom ambiente de trabalho em casa. A LumApps também recomenda coletar feedback desses funcionários sobre sua integração na organização, uma integração que deve ser consolidada com atividades presenciais de trabalho em equipe. Por fim, eles também aconselham a oferecer treinamento a esse grupo para impulsionar seu desenvolvimento pessoal.

Conclusão

Uma vez superada a pandemia do COVID-19, as empresas apostam na construção de ambientes digitais 100% adaptados ao teletrabalho intensivo ou, na melhor das hipóteses, na otimização dos ambientes que utilizaram.

Sua experiência durante esse período, com seus aspectos positivos e negativos, os fez aprender como devem orientar esse processo de transformação e consolidação. Nesse contexto, ferramentas de comunicação interna como LumApps (integráveis ​​ao G Suite e Office 365) serão cruciais.

Na Intelligence Partner, conhecemos LumApps profundamente e também temos experiência em projetos de implementação, manutenção e suporte para esta ferramenta.  

Entre em contato, explique sua situação atual e seus objetivos. Nossos especialistas analisarão essas informações e, juntos, projetarão o melhor cenário para o trabalho remoto e a comunicação interna com seus funcionários remotos.