Cinco soluções complementares que agregam valor a G Suite

Na Intelligence Partner estamos convencidos dos benefícios que G Suite acrescenta à qualquer tipo de organização, independentemente de seu tamanho. Mas veja como podemos melhorar ainda mais com serviços de terceiros.

G Suite é muito mais que aplicações e ferramentas que o Google coloca nas mãos de nossas empresas para aumentar a produtividade individual e a colaboração das equipes de trabalho.

Trazemos neste post uma breve coleção de cinco soluções que se apoiam em G Suite, e cada uma delas resolve uma tarefa específica que, sem dúvida, enriquece o ambiente de trabalho das organizações que confiam nas aplicações do Google para trabalhar com sua informação desde qualquer dispositivo e lugar: segurança, compliance, workflow, migração, produtividade,… Comecemos

1. AODocs

A grande maioria de perda de dados na nuvem se produz por erro humano. AODocs é uma solução que mantém a salvo os documentos, transferindo a propriedade dos arquivos a uma conta corporativa de Google Drive, e dando aos administradores a capacidade para decidir quem pode eliminar documentos.

Como sabemos, com Google Drive é extremamente fácil compartilhar a informação. Para prevenir isso, AODocs adiciona mais confidencialidade para evitar que os documentos compartilhados sejam re-compartilhados ou publicados na web.

É também uma ferramenta de workflow que conta com potentes características para automatizar os processos de negócio, o ciclo de vida dos documentos e conectar várias aplicações entre si. Com poucos cliques você pode configurar processos de entrevistas de trabalho, de aprovações de gastos ou políticas de retenção de documentos.

Por outro lado facilita a migração dos arquivos de Microsoft SharePoint para Google Drive de uma maneira fácil, mantendo permissões, propriedades e histórico de versões dos documentos, com soluções também para Lotus Notes, Lotus QuickR, OpenText LiveLink ou eRoom.

2. ImportSheet

ImportSheet é um complemento para as folhas de cálculo do Google que permite ligar e importar dados de outra folha de cálculo do Google ou da Microsoft Excel automaticamente, tal como se faz no Excel em seu computador de forma offline, porém, de forma mais simples e online.

Através de uma interface simple, oferece aos usuários uma forma eficiente de trabalhar com grandes volumes de dados desde várias planilhas do Google, sem necessidade de copiar e colar, reabrir documentos, inserir fórmulas, etc.

Sem dúvida, sua utilização representa uma importante economia de tempo manter todas as folhas de cálculo atualizadas, e reduz também a redundância do número de folhas gerenciadas, ao reutilizar os dados já existentes. E também facilita a rastreabilidade, porque podemos saber não somente de onde vem os dados, mas também onde estarão entre as folhas conectadas.

3. Smartsheet

Smartsheet é uma potente aplicação Software as a Service (SaaS) para gestão do trabalho e automatização de processos. Você pode visualizar projetos ou seguir as fases de um processo em gráficos de Gantt interativo, atribuir tarefas, programar alertas, iniciar conversações ou adicionar arquivos. Nenhuma outra ferramenta proporciona o mesmo nível de colaboração e visibilidade em tempo real, tão necessário no ambiente profissional de hoje.

Como? De uma forma muito semelhante à planilha. Quer dizer, de uma forma muito simples. É compatível, entre outros, com G Suite, SalesForce ou Tableau e é acessível desde qualquer dispositivo. O usuário pode começar com uma folha em branco, importar sua folha de cálculo ou usar uma das planilhas de Smartsheet.

A colaboração não se limita ao uso interno da empresa, mas também pode ser utilizado para gerenciar online o fluxo de trabalho com os clientes ou fornecedores de maneira simples, compartilhando a folha de forma segura com uma quantidade ilimitada de pessoas, mas sempre controlando quem a modifica e quem somente a visualiza. A equipe de trabalho sempre tem informação atualizada e é notificada imediatamente das alterações feitas.

4. Spanning Backup

É uma ferramenta de backup para G Suite que mantém a salvo tudo o que tenha no Gmail, Drive, Calendário, Contatos e Sites ante possíveis perdas de informação utilizando um setor privado e seguro na nuvem dos AWS (Amazon Web Services). Também inclui metadatos, de tal forma que, incluindo a estrutura natural do documento, suporta as pastas anexas, a configuração de uso compartilhado e as permissões.

Permitirá que você guarde todos os dados automaticamente todos os dias, conforme necessário. Conta com sistemas de backup robustos e diversas opções de recuperação, e por exemplo, oferece acesso imediato ao histórico de versões restauradas com a possibilidade de restaurar a versão original com 100% de precisão. Ou buscar e selecionar emails para serem restaurados seja por data, etiqueta, remetente ou assunto.

5. Forigotron

Forigroton é um serviço que nos permite realizar certas tarefas administrativas em torno do email do Google, destinadas ao “controle de danos” e a aplicação de políticas no serviço de email.

Permite por um lado, que usuários recuperem emails  sem a ajuda de um administrador, assim como rastrear emails e eliminá-los. Também nos permite auditar os contatos dentro do domínio, revisar e atualizar as contas e os contatos do domínio, depurar aqueles contatos e direções dos antigos usuários do domínio (para que não voltem a aparecer como contatos sugeridos), e incluso administrar as firmas corporativas dos usuários.

Outras capacidades úteis são a notificação de comunicações internas sem enviar emails, ou a eliminação de emails de um ataque de phising.

Se precisar de mais informação sobre qualquer um deles, ou quiser se aprofundar sobre qualquer característica ou capacidade que G Suite pode oferecer, entre em contato conosco sem compromisso. Provavelmente, não encontrará um provedor mais preparado que nós para te ajudar.