Resultados de Google Cloud

• Reducción del volumen de correo electrónico y el tiempo dedicado a las reuniones en un 20% a través de paneles de análisis inteligentes
• Mejora de la eficiencia y la eficacia de las reuniones a través de una mayor colaboración y comentarios oportunos proporcionados a través de los formularios web de Google
• Transformación del lugar de trabajo y aumento de la productividad al empoderar a los empleados con información práctica sobre la productividad.

La empresa ahorra 2M€/año en costes de eficiencia de email y reuniones

Para muchos empleados, hacer malabares con una gran cantidad de reuniones y correos electrónicos todos los días puede ser un trabajo de tiempo completo en sí mismo. En DIA (Distribuidora Internacional de Alimentación), uno de los minoristas de comestibles más grandes de Europa, un equipo de innovadores tecnólogos digitales en el lugar de trabajo tuvo una idea: ¿qué pasaría si pudieran mejorar la eficiencia y la productividad diarias simplemente cambiando los procesos internos de la empresa? Mejor aún, ¿qué pasaría si pudiera reutilizar el tiempo dedicado a tratar reuniones y correos electrónicos, en tiempo dedicado a encontrar nuevas formas de servir mejor a los clientes?

Carlos Guinea Castillo, Jefe de Innovación de DIA, sabía que el correo electrónico era una pérdida de productividad y las reuniones a menudo eran ineficientes. La compañía estaba trabajando con un sistema de correo electrónico heredado que no podía proporcionar el tipo de análisis granular que podría ayudar a su equipo a identificar posibles áreas de mejora. La compañía necesitaba mejorar la productividad con mejores herramientas de colaboración y comunicación, al tiempo que evitaba el spam interno y mejoraba la eficiencia de las reuniones. También había una creciente necesidad de que los empleados de campo pudieran comunicarse con sus colegas en la sede y tener fácil acceso al inventario y otros datos desde sus computadoras portátiles y dispositivos móviles.

El área de trabajo digital (Digital Workplace) de DIA evalúa qué tecnología puede proporcionar la empresa a los empleados para aumentar el rendimiento, la inteligencia y la cooperación. Se estaban realizando investigaciones sobre una gran cantidad de proyectos, desde chatbots hasta realidad virtual, pero el equipo sintió que primero tenían que centrarse en lo básico. DIA estaba gastando mucho dinero en tecnología avanzada solo para escuchar de sus empleados que no tenían tiempo para usarla. El equipo de Digital Workplace analizó de cerca dónde pasaban las personas su tiempo.

“Todos los días, los empleados de la oficina de DIA enviaban 70 correos electrónicos y pasaban un promedio de dos horas en reuniones. No colaboraban lo suficiente. Respondían el mismo correo una y otra vez. Otras compañías están intentando sin éxito solucionar este problema con capacitación y conferencias. Nosotros encontramos una solución que funciona con G Suite y Smart Analytics “.—Carlos Guinea Castillo, Jefe de Innovación, DIA

Proporcionar planes de acción sobre la productividad con Google Cloud y G Suite

DIA consultó a Intelligence Partner, Google Cloud Premier Partner para ver cómo podría aprovechar las soluciones de Google Cloud para abordar estos desafíos. Específicamente, Carlos quería usar análisis inteligentes (smart analytics) para ayudar a impulsar la verdadera transformación del negocio. Con su experiencia previa con la gamificación, el equipo de Digital Workplace, estaba convencido de que la clave para cambiar el comportamiento era poner los datos en manos de los usuarios individuales y hacer que los conocimientos prácticos fueran divertidos. DIA confiaba en que si los empleados individuales pudieran comprender fácilmente dónde estaban siendo ineficientes, tomarían medidas por su cuenta para mejorar. Agregar un elemento de competencia entre departamentos proporcionaría visibilidad a toda la organización sobre los tipos de ganancias de productividad que se están logrando y estimularía a los empleados a seguir mejorando.

“Todos los días, los empleados de la oficina de DIA enviaban 70 correos electrónicos y pasaban un promedio de dos horas en reuniones. No colaboraban lo suficiente. Respondían el mismo correo una y otra vez ”, dice Carlos. “Otras compañías intentan sin éxito solucionar este problema con capacitación y conferencias. Nosotros encontramos una solución que funciona con G Suite y Smart Analytics “.

Para intentar conseguir esta transformación de comportamiento, DIA necesitaba revisar sus soluciones de productividad de oficina y correo electrónico. Intelligence Partner les recomendó la implementación de soluciones de Google Cloud que incluyen G Suite, BigQuery, Compute Engine y App Engine. Con Gmail, Calendar, Docs, Sheets y Slides adoptados rápidamente por los empleados de la oficina de DIA, Intelligence Partner y el equipo de Digital Workplace de DIA se pusieron a trabajar en el desarrollo de una solución de análisis inteligente en la nube híbrida que sacase los KPI de estas herramientas y los proporcionara a los empleados individuales en forma de informes de panel semanales. App Engine recopila datos de las API de G Suite como Gmail, Calendar y Drive API en BigQuery, que se convierte en “cuadros de mando” en Google Data Studio.

“DIA tenía muchos datos de análisis de personas, pero ¿qué estábamos haciendo con ellos? Estaban siendo analizados por científicos de datos y no nos estaban ayudando. Necesitábaprocesmos que llegasen directamente a los empleados para que pudieran obtener ideas procesables. Con los paneles de informes semanales y la competencia con otros departamentos, la productividad aumentó “.—Pablo Maximiliano Benítez, CIO España, DIA

Combinando gamificación y análisis para transformar la cultura corporativa

El resultado fue la plataforma Smarteam Analytics construida en BigQuery y Compute Engine. La plataforma extrae las métricas de G Suite y presenta una serie de paneles individuales para medir y mejorar continuamente la productividad y la eficiencia. Los KPI incluyen la cantidad de correos electrónicos y el nivel de ansiedad que crean los correos electrónicos individuales, la efectividad de las reuniones y el grado de colaboración entre los documentos compartidos. Smarteam Analytics le permite a DIA aumentar su retorno de la inversión para el mayor gasto de la compañía, los recursos humanos, al liberar a los empleados de tareas no productivas como bucles repetitivos de correo electrónico. El resultado ha sido una verdadera transformación cultural medida por Smarteam Analytics, consiguiendo una mayor productividad y un nuevo enfoque en tareas de mayor valor.

“DIA tenía muchos datos de análisis de personas, pero ¿qué estábamos haciendo con ellos? Estaban siendo analizado por científicos de datos y no nos estaban ayudando. “, dice Carlos. “Necesitábamos que llegasen directamente a los empleados para que pudieran obtener ideas procesables. Con los paneles de informes semanales y la competencia con otros departamentos, la productividad aumentó “.

DIA pudo lanzar la plataforma Smarteam Analytics con un kickoff de solo 30 minutos, diseñada no como una sesión de formación, sino como una sesión interactiva y práctica. El tiempo se dedicó a ayudar a los empleados a evaluar cuáles eran los desafíos y mostrarles cómo ver los datos. La introducción del elemento de competencia mediante la comparación de los KPI a nivel de departamento demostró ser suficiente para mover la aguja en el cambio de comportamiento. A pesar de originarse en el departamento de TI, el proyecto pronto se convirtió en una colaboración con el departamento de recursos humanos también. Como el mayor defensor del proyecto, RR.HH. trabajó con Tecnología para obtener una buena tracción para el cambio de comportamiento. El volumen de correo electrónico enviado ha bajado un 22%, mientras que los correos electrónicos recibidos son un 19% más bajos. Las reuniones son un 20% más eficientes en términos de puntualidad, asistentes y capacidad de acción. El 97% de los empleados dice que usar herramientas de G Suite como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones los hace más eficientes.

La colaboración también ha aumentado fuera de línea. Empoderados con sus datos de productividad individual, los empleados ven exactamente dónde pueden hacer cambios para mejorar su eficiencia. Están haciendo acuerdos de equipo que van directamente a reducir la carga de correo electrónico redundante. Por ejemplo, un empleado que ve que su gerente está enviando muchos correos electrónicos cada semana podría pedirle que programe una reunión de 15 minutos cada viernes para hablar sobre las cosas en persona. Esto está aumentando la eficiencia en todo DIA.

No contentos con la mejora de los KPI de eficiencia, el equipo de Digital Workplace decidió crear un formulario web de Google para medir la eficacia de cada reunión realizada en DIA. Ya tenían datos sobre cuántas horas por semana pasaban las personas en las reuniones, así como los recursos que consumían en términos de energía e instalaciones. Pero querían obtener los datos que G Suite no podía proporcionar. ¿Se invitó a las personas adecuadas? ¿Fueron efectivas las agendas? Con respuestas a solo tres preguntas que los asistentes a la reunión evalúan en una escala de uno a cinco, la plataforma Smarteam Analytics agrega la eficacia de la reunión como un KPI adicional.

Transformando la cultura corporativa al capacitar a los empleados con datos

DIA puso a prueba la plataforma Smarteam Analytics con 300 empleados de las oficinas de dos países. Vieron un aumento inmediato de seis a ocho horas por mes por empleado y pudieron extrapolar un aumento de eficiencia proyectado de € 2 millones en toda la compañía una vez que la plataforma se implementara por completo. Ahora que todos los empleados de oficina y de campo en España han sido incorporados, el siguiente paso es que DIA despliegue la plataforma a sus colegas argentinos y brasileños.

“Google Cloud y G Suite nos han ayudado a democratizar el análisis de datos en DIA. Podemos ser un negocio de comestibles, pero entendemos que las ganancias de productividad comienzan con las personas, no por mandato de la empresa. Darle a nuestros empleados acceso a sus propios datos ha cambiado todo “.—Alejandro Grande, Director de Recursos Humanos, DIA

Aunque DIA sigue siendo un exitoso minorista internacional de comestibles, la plataforma Smarteam Analytics ha abierto nuevos horizontes para la compañía. Junto con Intelligence Partner, está comercializando la plataforma para que otras compañías puedan comenzar a impulsar el cambio cultural en sus organizaciones con análisis inteligentes. El proyecto de comercialización tiene dos objetivos: buscar automáticamente otros proyectos de la cartera de innovación y romper los muros internos para construir negocios a partir de tecnología, desarrollos internos y soluciones. DIA planea usar su gama actual de productos de Google Cloud para construir la solución y permitir que cualquier gran corporación la instale a través de Google Cloud Console.

Por ahora, DIA se centra en transformar la cultura entre sus empleados de oficina y móviles para una fuerza laboral más feliz y productiva. Pero en su próxima fase, el proyecto traerá los mismos principios de personas, análisis y gamificación a las operaciones de la tienda, dando a sus clientes algo nuevo por lo que también estar contentos. “Google Cloud y G Suite nos han ayudado a democratizar el análisis de datos en DIA”, agrega Alejandro. “Podemos ser un negocio de comestibles, pero entendemos que las ganancias de productividad comienzan con las personas, no por mandato de la compañía. Darle a nuestros empleados acceso a sus propios datos ha cambiado todo “.

Encuentra la versión original de este caso de éxito en el Google Cloud Portal