Novas características de Documentos do Google para ajudar a impulsionar a colaboração do trabalho em equipe

Notícias G Suite

Fazer com que as pessoas concordem com um projeto pode ser difícil. Requer gerenciar várias opiniões e sugestões. A última coisa com o que você deveria se preocupar, é de garantir que sua equipe esteja trabalhando literalmente no mesmo documento.

Para ajudar com isto, o Google desenvolveu suas ferramentas de edição em tempo real –Documentos, Planilhas e Apresentações-, para que as equipes possam trabalhar juntos ao mesmo tempo, utilizando sempre a versão mais atualizada de um documento.

O Google adicionou novas atualizações para ajudar a melhorar o “controle de versões”, personalizar as ferramentas para fluxos de trabalho e ajudar as equipes a localizar informações quando necessário.

Acompanhe as mudanças, realize progressos

Pode ocorrer dezenas de edições para criar um documento em condições, especialmente um acordo legal, uma proposta de projeto ou um documento de investigação. Estas novas atualizações em Documentos do Google permite realizar um seguimento mais fácil das alterações realizadas por sua equipe. Agora, sua equipe pode:

  • Colocar nome nas versões de um Documento, Planilha ou Apresentação na web

Ser capaz de atribuir nomes personalizados nas versões de um documento é uma ótima maneira de manter um registro histórico do progresso da equipe. Também é útil para se comunicar quando um documento é realmente definitivo. Você pode organizar e realizar um seguimento das alterações realizadas por sua equipe em um só lugar, na seção “Histórico de versões” (anteriormente conhecido como “Histórico de revisões”) na web. Selecione Arquivo > Histórico de versões > Nome da versão atual. Para uma recuperação ainda mais rápida, existe uma opção para selecionar “Mostrar somente versões com nome” em Documentos, Planilhas ou Apresentações.

  • Pré-visualizar “versões limpas” em Documentos do Google na web para visualizar um documento sem comentários ou sugestões.

Selecionar Ferramentas > Ver as alterações sugeridas > Ver o que aconteceria ao aceitar tudo OU Ver o que aconteceria ao rejeitar tudo.

  • Aceitar ou rejeitar todas as sugestões de edição de um documento ao mesmo tempo, de forma que a equipe não tenha que revisar cada marca de pontuação ou atualização de formato.

Selecionar Ferramentas > Ver as alterações sugeridas > Aceitar todas OU Rejeitar todas.

  • Sugerir alterações em um documento à partir de um dispositivo Android, iPhone ou iPad.

Clique no menu com três pontos do documento localizado na parte superior direita da tela para sugerir edições sobre a marcha. Ative a opção “Sugerir alterações” e comece a escrever no “Modo de sugestão”.

Compare documentos e revise anotações instantâneamente com os complementos Litera Change-Pro ou Workshare de Documentos do Google.

Esta é uma forma rápida de ver e aceitar todas as alterações (ou rejeitá-los) e as versões de nomes de um documento.

Utilize novos modelos e complementos que economizem tempo

As equipes de trabalho utilizam modelos em Documentos e Planilhas do Google para economizar tempo ao aplicar formato a um documento. Ao mesmo tempo, os desenvolvedores estão criando complementos para personalizar a funcionalidade. Por isso, o Google pensou: Por que não uní-los? É por isso que, à partir de agora, foram adicionadas novos modelos com complementos incorporados e a possibilidade de criar seus próprios modelos.

Estes modelos permitem personalizar e implementar ferramentas específicas para os fluxos de trabalho de uma organização. O Google lançou 5 exemplos disso na galeria de modelos, como o novo modelo de Acordo de Confidencialidade do LegalZoom e DocuSign. Com ele, as empresas podem criar um Acordo de Confidencialidade e recolher assinaturas utilizando o complemento do DocuSign para Documentos do Google. Adicionalmente, detecta de forma automática, os campos de assinatura necessárias na planilha, o que economiza ainda mais tempo quando estas são solicitadas. Este é apenas um dos novos modelos. Google também tem trabalhado com Lucidchart para criar um manual de processos de negócio, PandaDoc para um acordo de consultoria, Supermetrics para um relatório de tráfego pago de um site e EasyBib para um relatório de investigação. Cada um destes deve ajudar a economizar tempo e maximizar a eficiência através dos fluxos de trabalho da equipe.


Além disso, você pode criar seu próprio modelo com um complemento incorporado personalizado para os fluxos de trabalho de sua empresa. Por exemplo, você pode criar um modelo de Planilha junto com um complemento para coletar aprovações internas, ou um modelo de Documentos para faturas (emparelhada com um complemento) que obtenha informação do sistema de CRM. 

Encontre as informações necessárias, quando precisar

Às vezes, a parte mais difícil de criar uma proposta ou uma apresentação para clientes é conseguir a informação necessária para incluir nela. À partir de agora, para os clientes de G Suite Business e Enterprise, a pesquisa do Google na nuvem (Google Cloud Search) será integrado em Documentos e Apresentações do Google através da função Explorar. Utilizando Inteligência Artificial, a pesquisa na nuvem mostra informações relevantes para te ajudar a trabalhar de maneira mais eficiente ao longo do dia.

Para começar, abra a aba ‘Explorar’ em Documentos ou Apresentações e escreva o que está pesquisando. A pesquisa na nuvem te mostrará detalhes importantes de sua informação através das aplicações do G Suite, incluindo o Gmail, Drive, Calendário, Sites e muito mais, para te ajudar a criar Documentos e Apresentações de primeira categoria.

 

As equipes de trabalho estão usando Documentos do Google para colaborar de maneiras criativas. Veja esta postagem se estiver buscando inspiração.

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