Descubra as novas funcionalidades de gerenciamento de versões e modelos do G Suite

G Suite

Com as novas funcionalidades do G Suite se reforça ainda mais a colaboração e a produtividade sem sair da página em edição. Você quer conhecê-las?

 

Todos nós sabemos que colaborar em um mesmo documento tem muitas vantagens, seja ao mesmo tempo ou em momentos diferentes. Quando se trata de definir os detalhes de um novo contrato, delimitar um projeto, completar um documento de pesquisa ou análise… o bom é que muitos podem participar, sem o ir e vir de mensagens e seus anexos.

Mas pode tornar-se um verdadeiro pesadelo quando se acumula comentários e sugestões… e além disso, tudo isso se transforma na existência de mais versões de um mesmo documento do que se poderia desejar.

Para facilitar o trabalho, e ainda mais nestes casos, o Google reforça as capacidades de colaboração em suas ferramentas de produtividade do G Suite, incorporando novas funções que potencializam o trabalho em equipe. A seguir as que achamos mais interessantes:plant

Rastreamento de versões muito mais simples

  • Em primeiro lugar, no Google Docs, Sheets e Slides agora podemos alterar o nome de todas e de cada uma das versões de um mesmo documento que tenhamos armazenados ao longo do ciclo de vida do mesmo.

Pode parecer insignificante, mas certamente essa nova capacidade pode nos permitir apontar no próprio nome do documento quaisquer detalhes adicionais que nos permitam identificar o mais relevante dessa versão, sem ter que editá-lo e entreter-nos em descobrir. Assim poderemos ir mais rapidamente para aquela versão que nos interessa sem ficar às cegas ou orientando-nos apenas pela cronologia das datas.

  • Além disso, esta função vai nos permitir recuperar os documentos de uma forma mais simples, uma vez que o arquivo recuperado terá esse nome específico, sem entrar em conflito com outro que já exista na mesma pasta de destino.
  • Outra nova característica à nossa disposição, consiste em poder visualizar um documento totalmente limpo de sugestões de edição e comentários, pré-visualizando na tela sem esses elementos que podem nos distrair ao se concentrar tanto no conteúdo como no formato.
  • Para agilizar a aprovação ou rejeição das sugestões de edição, o Google Docs nos permite agora aceitar ou rejeitar todas as sugestões pendentes de aprovação relacionadas com marcas de pontuação ou atualizações de formato. Tão simples como ir ao menu Ferramentas, ir a ‘Revisar edições sugeridas’ e escolher ‘Aceitar todos’ ou ‘Rejeitar tudo’.
  • Como funcionalidade adicional, agora você também pode sugerir alterações a partir do seu Smartphone ou iPad.

Novos modelos com complementos já incorporados

  • Até agora, em Docs e Sheets utilizávamos modelos focados principalmente na estética e formato dos documentos. Agora, podemos criar nossos próprios modelos de documentos implementando e personalizando ferramentas específicas que nos ajudem a estabelecer fluxos de trabalho em nossa organização.

Desta forma, é possível incorporar complementos ou serviços de terceiros (como por exemplo diagramas de fluxos online, automatização de documentos, etc.) de tal maneira que a edição de novos documentos demore menos tempo. Para mostrar como isso pode ser feito, alguns exemplos foram disponibilizados na galeria geral de modelos.

Plantillas con complemento

  • Como último detalhe interessante, foi incorporado o sistema de pesquisas Google Cloud Search em Documentos e Slides através da função Explorar. Além disso, foi equipado de tecnologia Machine Intelligence de tal forma que as novas funções de pesquisa fornecem aquela informação mais relevante para nos ajudar em nosso trabalho diário.

Isto vai permitir a mais de um encontrar informação procedente de documentação interna de forma muito simples e sem abandonar o documento que está editando.

Você está interessado em explorar todas estas novas funcionalidades e aproveitar ao máximo o G Suite? Conta conosco como especialistas em implementação de soluções de colaboração baseadas na plataforma de serviços online do Google.

 

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