Descubre las nuevas funcionalidades de gestión de versiones y plantillas de G Suite

G Suite

Con las nuevas funcionalidades de G Suite se potencia aún más la colaboración y la productividad sin moverse de la página en edición. ¿Quieres conocerlas?

Todos sabemos que colaborar en un mismo documento tiene muchas ventajas, ya sea al mismo tiempo o en momentos diferentes. Cuando se trata de fijar los detalles de un nuevo contrato, delimitar un proyecto, completar un documento de investigación o análisis… qué bueno es que muchos puedan participar, sin el ir y venir de correos y sus adjuntos.
Pero puede convertirse en una verdadera pesadilla cuando se acumulan comentarios, sugerencias… y además todo ello se traduce en la existencia de más versiones de un mismo documento de las que uno podría desear.
Para facilitarnos el trabajo, y más aún en estos casos, Google refuerza las capacidades de colaboración en sus herramientas de productividad de G Suite, incorporando nuevas funciones que potencian el trabajo en equipo. Te contamos lo que nos ha resultado más interesante:

Seguimiento de versiones mucho más sencillo

  • En primer lugar, en Google Docs, Sheets y Slides ahora podemos cambiar el nombre de todas y cada una de las versiones de un mismo documento que tengamos almacenadas a lo largo del ciclo de vida del mismo.

Puede parecer una nimiedad, pero ciertamente esa nueva capacidad nos puede permitir señalar en el propio nombre del documento cualquier detalle adicional que nos permita identificar lo más relevante de esa versión, sin tener que editarlo y entretenernos en averiguarlo. Así podremos acudir más rápidamente a aquella versión que nos interese sin ir a ciegas o guiándonos únicamente por la cronología de las fechas.

  • Adicionalmente, esta función nos va a permitir recuperar los documentos de una forma más sencilla, dado que el archivo recuperado tendrá ese nombre específico, sin entrar en conflicto con otro que ya exista en la misma carpeta de destino.
  • Otra nueva capacidad a nuestra disposición consiste en poder ver un documento totalmente limpio de sugerencias de edición y comentarios, previsualizándolo en pantalla sin estos elementos que nos pueden distraer a la hora de focalizarnos tanto en el contenido como en el formato.
  • Para agilizar la aprobación o rechazo de las sugerencias de edición, Google Docs nos permite ahora aceptar o rechazar de un plumazo todas las sugerencias pendientes de aprobación relacionadas con marcas de puntuación o actualizaciones de formato. Tan sencillo como acudir al menú Herramientas, ir a ‘Revisar ediciones sugeridas’ y elegir ‘Aceptar todos’ o ‘Rechazar todo’.
  • Como funcionalidad adicional, ahora puedes sugerir cambios también desde tu Smartphone o iPad.

Nuevas plantillas con complementos ya incorporados

  • Hasta ahora en Docs y Sheets utilizábamos plantillas enfocadas principalmente en la estética y formato de los documentos. Ahora podemos crear nuestras propias plantillas de documentos implementando y personalizando herramientas específicas que nos ayuden a establecer flujos de trabajo en nuestra organización.

De esta forma es posible incorporar complementos o servicios de terceros (como por ejemplo diagramas de flujos online, automatización de documentos, etc.) de tal manera que la edición de nuevos documentos nos suponga menos tiempo. Para mostrar cómo podría hacerse, han puesto a nuestra disposición algunos ejemplos en la galería general de plantillas.

  • Como último detalle interesante, han incorporado el sistema de búsquedas Google Cloud Search en Documentos y Diapositivas a través de la función Explorar. Además, le han dotado de tecnologías de Machine Intelligence de tal forma que las nuevas funciones de búsqueda aportan aquella información más relevante para ayudarnos en nuestro trabajo diario.

Esto va a permitir a más de uno encontrar información procedente de documentación interna de forma muy sencilla y sin abandonar el documento que está editando.

¿Te interesa explorar todas estas nuevas funcionalidades y sacarle todo el partido a G Suite? Cuenta con nosotros como expertos en implementación de soluciones de colaboración basadas en la plataforma de servicios online de Google.

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