Mantente en sintonía: nuevas características de Documentos de Google para ayudar a impulsar la colaboración del trabajo en equipo

Notícias G Suite

Conseguir que la gente se ponga de acuerdo para un proyecto puede ser difícil. Requiere gestionar un montón de opiniones y sugerencias. Lo último de lo que deberías preocuparte es de asegurarte de que tu equipo esté trabajando literalmente en el mismo documento.

Para ayudar con esto, Google ha desarrollado sus herramientas de edición en tiempo real –Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones-, para que los equipos puedan trabajar juntos al mismo tiempo, utilizando siempre la versión más actualizada de un documento.

Google ha añadido nuevas actualizaciones para ayudar a mejorar el “control de versiones”, personalizar las herramientas para flujos de trabajo y ayudar a los equipos a localizar la información cuando la necesitan.

Haz un seguimiento de los cambios, realiza progresos

Puede llevar docenas de ediciones crear un documento en condiciones, especialmente un acuerdo legal, una propuesta de proyecto o un documento de investigación. Estas nuevas actualizaciones en Documentos de Google permiten realizar un seguimiento más fácil de los cambios realizados por tu equipo. Ahora, tu equipo puede:

  • Poner nombre a las versiones de un Documento, Hoja de Cálculo o Presentación en la web

Ser capaz de asignar nombres personalizados a las versiones de un documento es una gran forma de mantener un registro histórico del progreso del equipo. También es útil para comunicar cuándo un documento es realmente definitivo. Puedes organizar y realizar un seguimiento de los cambios realizados por tu equipo en un solo lugar, bajo el apartado “Historial de versiones” (anteriormente conocido como “Historial de revisiones”) en la web. Selecciona Archivo > Historial de versiones > Nombre de la versión actual. Para una recuperación aún más rápida, existe una opción para seleccionar “Mostrar sólo versiones con nombre” en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.

  • Previsualizar “versiones limpias” en Documentos de Google en la web para visualizar un documento sin comentarios o sugerencias.

Seleccionar Herramientas > Ver los cambios sugeridos > Ver lo que pasaría al aceptar todo O Ver lo que pasaría al rechazar todo.

  • Aceptar o rechazar todas las sugerencias de edición de un documento al mismo tiempo, de forma que el equipo no tenga que revisar cada marca de puntuación o actualización de formato.

Seleccionar Herramientas > Ver los cambios sugeridos > Aceptar todas O Rechazar todas.

  • Sugerir cambios en un documento desde un dispositivo Android, iPhone o iPad.

Pulsa en el menú con tres puntos del documento ubicado en la parte superior derecha de la pantalla para sugerir ediciones sobre la marcha. Activa la opción “Sugiere cambios” y empieza a escribir en el “Modo sugerencia”.

Esta es una forma rápida de ver y aceptar todos los cambios (o rechazarlos) y las versiones de nombres de un documento.

Utiliza nuevas plantillas y complementos que ahorran tiempo

Los equipos de trabajo utilizan plantillas en Documentos y Hojas de Cálculo de Google para ahorrar tiempo al aplicar formato a un documento. Al mismo tiempo, los desarrolladores están creando complementos para personalizar la funcionalidad. Por ello, Google ha pensado, ¿Por qué no unirlos? Es por eso que, a partir de ahora, se han agregado nuevas plantillas con complementos incorporados y la posibilidad de crear tus propias plantillas, de modo que las éstas no sólo se ven bien, sino que aseguran que el trabajo se realiza.

Estas plantillas permiten personalizar e implementar herramientas específicas para los flujos de trabajo de una organización. Google ha lanzado 5 ejemplos de esto en la galería de plantillas, como la nueva plantilla de Acuerdo de Confidencialidad de LegalZoom y DocuSign. Con ella, las empresas pueden crear un Acuerdo de Confidencialidad y recoger firmas usando el complemento de DocuSign para Documentos de Google. Adicionalmente, detecta de forma automática los campos de firma necesarios en la plantilla, lo cual ahorra aún más tiempo cuando se solicitan las firmas. Esta es tan solo una de las nuevas plantillas. Google también ha trabajado con Lucidchart para crear un manual de procesos de negocio, PandaDoc para un acuerdo de consultoría, Supermetrics para un informe pago de tráfico de un sitio web y EasyBib para un informe de investigación. Cada uno de estos debería ayudar a ahorrar tiempo y maximizar la eficiencia a través de los flujos de trabajo del equipo.

Además, puedes crear tu propia plantilla con un complemento incorporado personalizado para los flujos de trabajo de tu empresa. Por ejemplo, puedes crear una plantilla de Hoja de Cálculo junto con un complemento para recopilar aprobaciones internas, o una plantilla de Documentos para facturas (emparejada con un complemento) que obtenga información del sistema de CRM.

Encuentra la información que necesitas, cuando la necesitas

A veces, la parte más difícil de crear una propuesta o una presentación para clientes es conseguir la información que necesitas incluir en ella. A partir de ahora, para los clientes de G Suite Business y Enterprise, la búsqueda de Google en la nube (Google Cloud Search) se integrará en Documentos y Presentaciones de Google a través de la función Explorar. Utilizando Inteligencia Artificial, la búsqueda en la nube muestra información relevante para ayudarte a trabajar de manera más eficiente a lo largo de tu día.

Para empezar, abre la pestaña ‘Explorar’ en Documentos o Presentaciones y escribe lo que estés buscando. La búsqueda en la nube te mostrará detalles importantes de tu información a través de las aplicaciones de G Suite, incluyendo Gmail, Drive, Calendar, Sites y más, para ayudarte a crear Documentos y Presentaciones de primera categoría.

 

Los equipos de trabajo están usando Documentos de Google para colaborar de maneras creativas. Mira este post si buscas inspiración.

Para más información:

  • Versiones: 

Ver los cambios de un archivo.

  • Sugerencias:

Sugerir cambios en Documentos de Google

  • Plantillas:

Crear un archivo a partir de una plantilla

  • Búsqueda en la nube de Google en Explorar:

Ver y utilizar en un documento el contenido sugerido

Ver y utilizar en una presentación los diseños sugeridos

Me gustaría tener más información