Las 4 principales novedades de los “Workflows avanzados” de SugarCRM

CRM

El pasado año, SugarCRM anunció que cambiaría su herramienta de creación de workflows por un nuevo sistema al que denominó de “Workflows avanzados” para las versiones Sugar Enterprise y Sugar Ultimate.

En este post, trataremos las principales mejoras introducidas por estos nuevos workflows; buscando darlas a conocer a todos los que estéis migrando a este nuevo sistema y a los que en el futuro haréis uso del mismo.

1. Lienzo Canvas para diseñar tus workflows

La utilización de un Lienzo de diseño Canvas para la creación de workflows es una de las novedades que más ha gustado al conjunto de usuarios de la herramienta. Se trata de una atractiva interfaz, muy visual y dinámica donde mediante un sencillo proceso “drag & drop” los usuarios pueden diseñar intuitivamente complejos workflows. A diferencia de la herramienta  anterior, el nuevo asistente permite visualizar el recorrido completo de cada workflow de un solo vistazo, haciendo más fácil de entender cómo funciona cada proceso.

Workflows SugarCRM

2. Un Kit para la creación de Workflows

La nueva herramienta de workflows es mucho más que solo un  lienzo canvas, incluye 4 nuevos módulos donde a su vez cada uno de ellos cuenta con su propio dashlet. Todos estos módulos sirven para crear un  “tablón de procesos”, que va a permitir al administrador de la herramienta tener un control total de la gestión de todos los workflows creados. Los usuarios que intervengan en algún proceso incluido en un workflow podrán acceder, a su vez, a una pestaña denominada “Mis Procesos”. En ella, podrán comprobar qué acciones o procesos queda pendiente realizar para que el resultado del workflow se materialice.

Los 4 módulos utilizados para la definición de procesos son los siguientes:

  • Módulo de procesos: Incluye todo un desarrollo de procesos necesarios para conseguir el resultado esperado.
  • Módulo de Definiciones de procesos: Es el lugar donde se crean los nuevos workflows y se almacenan los ya existentes.
  • Módulo de Plantillas de correo: Dentro de este módulo se pueden diseñar plantillas de correo electrónico reutilizables en otros procesos .
  • Módulo de procesos de Reglas de Negocio: desde el cual se pueden diseñar reglas de negocio. Del mismo modo que en el caso anterior, pueden reutilizarse como bloques de construcción en diversos procesos.

Workflows SugarCRM

3. Un proceso, múltiples alternativas

Un mismo proceso puede estar sometido a condiciones muy distintas. Con la antigua herramienta de diseño de workflows, cada condición que afectaba a un proceso de negocio suponía la creación de un workflow para ese concreto supuesto. Este funcionamiento daba lugar a la existencia de una amplia lista de flujos de actividad difíciles de manejar y gestionar, además de hacer más tedioso y largo el procedimiento de creación de workflows.

Gracias a la nueva herramienta de “Workflows avanzados” de SugarCRM, ahora es posible crear procesos basados en múltiples supuestos, algunos convergentes y otros que trabajan de forma paralela. Por ejemplo, un usuario de esta herramienta podrá combinar en un mismo workflow condiciones de tipo: “y”, “o”, “no”, ”también”, entre otros; cosa que sería imposible con el antiguo asistente para la creación de workflows que no lo permitiría a este nivel

4. Prevención de errores en el diseño de workflows

Para evitar cualquier tipo de error durante la creación  de workflows, esta novedosa herramienta avisará de los errores que reconozca en la fase de diseño de los mismos.

Gracias a estos avisos, los administradores podrán trabajar con confianza durante todo el proceso de creación de workflows, pues no quedarán “cabos sueltos” en el diseño.

Workflows SugarCRM

Estas son algunas de las novedades más interesantes de los nuevos workflows avanzados de SugarCRM. En todas estas mejoras queda patente la visión del fabricante centrada en el usuario y la voluntad de mejora continua. Así es Sugar, un CRM inteligente para hacerte la vida más fácil.

Patricia G. Duque – Inside Sales CRM

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