Cuatro consejos para que ahorres tiempo y ganes productividad con G Suite

G Suite

En mayor o menor medida, todos perdemos tiempo en el trabajo aunque no nos movamos de nuestro puesto. Ya sea atendiendo una llamada familiar, consultando correos o mensajes en el móvil que no son estrictamente laborales o enredados con un documento que no termina de quedar como queremos.

No es cuestión de compensar una cosa con la otra pero, si utilizamos G Suite, quizá nos haga recuperar algo de nuestra productividad sin apenas esfuerzo. ¿Te interesa saber cómo? Aquí van cuatro pistas:

1. Tardando menos en responder a los correos

Según un estudio de McKinsey Global Institute (MGI), un usuario medio invierte 13 horas de la semana laboral en redactar correos electrónicos. ¿Y si aprovecháramos la funcionalidad de Respuesta Inteligente de Gmail para reducir este tiempo? La tienes disponible en la bandeja de entrada de Gmail y de Allo y puedes probarla de una forma muy sencilla: al recibir un correo electrónico y gracias a las técnicas de machine learning, la herramienta te sugerirá tres respuestas posibles tras analizar el contenido del mensaje recibido.

En ocasiones, una de esas tres opciones puede incluso ser respuesta suficiente, dependiendo del correo, de hecho Google constata que al menos para el 12 % de los mensajes recibidos pueden ser respondidos así, y la tienes disponible en multi-idioma tanto en dispositivos iOS como Android.

Productividad G Suite

2. Aprovechando el formato automático inteligente para tus documentos

Dejar una presentación en condiciones (detalles como el centrado de las imágenes, la selección de fuente para el formato de los textos) es sin duda una tarea que consume bastante tiempo y nos descentra de la verdadera misión del documento: compartir conocimiento.

Por ello siempre intentamos basarnos en un documento anterior o echamos mano de las plantillas que ya tenemos predefinidas. Ahora, puedes ahorrar tiempo aprovechando la utilidad Explora en Slides (también disponible en Docs y Sheets) que básicamente lo que hace es darte ideas, herramientas de diseño y recomendaciones para crear tus documentos mejor y más rápido. ¿Cómo? Aplicando, una vez más, tecnologías de machine learning. Es como tener un analista, un investigador y un diseñador codo con codo ayudándote en tu trabajo para que lo termines en un plazo de tiempo habitual.

3. ¿Y qué tal si te ayudan también con el contenido?

Además de las sugerencias aplicadas al diseño que veíamos antes para Slides, en el caso de Sheets no tienes más que escribir una pregunta sobre tus datos y la función ‘Explora’ usará el procesamiento de lenguaje natural (NLP) para traducir tu pregunta en una fórmula y darte una respuesta de inmediato. Más no se puede pedir, ¡la verdad!

Por si esto fuera poco, en el caso de Docs la función ‘Explora’ analiza el contenido de lo que estás redactando y es capaz de sugerirte documentos de tu propio Drive o de Google relacionados con lo que escribes, imágenes para insertarlas así como otro tipo de contenido; todo ello mientras editas en tu dispositivo Android, iOS o en un navegador web.

4. Si no eres capaz de encontrar un documento…

Es que no estás aprovechando Drive como debieras. Según informes de McKinsey, los empleados suelen desperdiciar unas dos horas al día buscando documentación. Mediante otra aplicación de inteligencia artificial, Quick Access en Drive es capaz de predecir y sugerir documentos justo cuando los necesitas. El procesamiento de lenguaje natural, de nuevo, te permite además buscar con tus propias expresiones, sin tener que aplicar la complicada lógica de las máquinas o hablar como los indios.

Otra forma de evitar la pérdida o descontrol de documentos es aprovechando Team Drives. Gracias a ello, se pueden crear repositorios centralizados y compartidos entre varias personas (pudiendo además restringir permisos cuando sea necesario) por lo que no tendrás que preocuparte de hacer un seguimiento de nuevos archivos ni de otorgar permisos cada vez que subes algo a Drive.

Si no eres usuario de G Suite, estas ideas deberían animarte a, al menos, probarlo. Contacta con nosotros sin compromiso y te enseñaremos cómo puedes aprovechar todo lo que Google tiene preparado para empresas como la tuya. Colaboración, movilidad y productividad en su máximo exponente.

 

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